Taloyhtiöissä hallitus ja muut osakkaat ovat yleensä niin sanottuja maallikoita, joille asunto-osakkeen ostaminen on suurin hankinta elämän aikana. Hallitus ja isännöitsijä toimivat taloyhtiössä osakkaiden omaisuudenhoitajina vastatessaan taloyhtiön hallinnosta ja taloudesta.
Teksti Annika Luhtanen (Lexia Asianajotoimisto)
Taloyhtiön hyvä hallintotapa antaa ohjeita ja suosituksia taloyhtiön johdolle ja talossa asuville. Vaikka taloyhtiön hyvä hallintotapa ei ole velvoittavaa oikeutta, sen tarkoitus on ennen kaikkea täydentää lakisääteisiä menettelyjä ja lisätä taloyhtiön hallinnon ennakoitavuutta ja avoimuutta. Sillä pyritään myös ohjaamaan taloyhtiön toimintaa ja vakiinnuttamaan hyviä käytäntöjä asioissa, joista on vaikeaa säätää lailla.
Hyvää hallintotapaa koskevaa suositusta voi ja sitä myös tulisi soveltaa kaikenlaisissa taloyhtiöissä. Hyvä hallintotapa on suositeltavaa käsitellä taloyhtiön yhtiökokouksessa, jotta kaikki osakkaat voivat vaikuttaa siihen ja sitoutua sen sisältöön. Suosituksessa on huomioitu kaikki ne keskeiset periaatteet ja keinot, joita tarvitaan taloyhtiömuotoisesta asumisesta johtuvien asioiden hoitamiseksi ja kehittämiseksi. Se sisältää omat kohtansa koskien taloyhtiön strategiaa, yhtiökokousta, johtoa, riskienhallintaa, tilin- ja toiminnantarkastusta, viestintää, sekä osakkaiden oikeuksia ja velvollisuuksia.
Hyvän hallintotavan pääperiaatteet voidaan jakaa seuraaviin; osakkaiden yhdenvertaisuus, taloyhtiön johdon huolellinen ja yhtiön edun mukainen toiminta, osakkaiden ja asukkaiden välinen huomaavaisuus ja suvaitsevaisuus, avoimuus ja suunnitelmallisuus.
Osakkaiden yhdenvertaisuus
Osakkaiden yhdenvertaisuus perustuu tunnetusti asunto-osakeyhtiölakiin. Yhdenvertaisuusperiaatteen perusteella kaikilla taloyhtiön osakkailla on samat oikeudet ja velvollisuudet, jollei laista tai yhtiöjärjestyksestä muuta johdu tai osakas ei itse vapaaehtoisesti muuhun suostu.
Lain säännöksen mukaan yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä ei saa tehdä päätöstä tai ryhtyä muuhun toimenpiteeseen, joka on omiaan tuottamaan osakkaalle tai muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkaan kustannuksella. Yhdenvertaisuusperiaate rajaa siis sekä yhtiökokouksen, että yhtiön johdon päätösvaltaa ja helpottaa osaltaan taloyhtiön toiminnan ennakointia yksittäisen osakkaan näkökulmasta.
Tyypillinen esimerkki yhdenvertaisuusperiaatteen noudattamisesta on yhtiön toteuttamien uudistusten vastikerahoituksen jakautuminen tai yhtiön tilojen käyttöoikeudet. Vähäisiä poikkeuksia lukuun ottamatta kaikki osakkaat vastaavat taloyhtiössä tehtävistä uudistuksista samassa suhteessa ja kaikilla on yhtäläinen oikeus yhteisten tilojen käyttöön.
Taloyhtiön johdon huolellinen ja yhtiön edun mukainen toiminta
Niin ikään edellytys johdon huolellisesta ja taloyhtiön edun mukaisesta toiminnasta perustuu asunto-osakeyhtiölakiin. On kuitenkin hyvä tiedostaa, että huolellisuusvaatimuksen täyttäminen ei edellytä hallituksen jäseniltä kiinteistöalan ammattilaisilta vaadittavaa tietotaitoa tai kiinteistönhoitoon edellytettävää koulutusta. Taloyhtiöissä joudutaan usein tekemään päätöksiä epävarmuuden vallitessa esimerkiksi sen vuoksi, että kaikki olennaiset asiat eivät ole päätöksentekohetkellä tiedossa tai niitä ei voida riittävällä varmuudella ennakoida. Riittävänä huolellisuutena pidetään lähtökohtaisesti sitä, että ratkaisun taustaksi on hankittu asianmukainen tieto ja sen perusteella on tehty johdonmukainen päätös.
Vaatimus yhtiön edun huomioon ottamisesta sisältää lojaliteettivelvoitteen taloyhtiötä ja kaikkia sen osakkaita kohtaan. Tällä tarkoitetaan sitä, että yhtiön etu arvioidaan objektiivisesti, eikä se voi perustua esimerkiksi osakkaiden tai johdon henkilökohtaisiin tarpeisiin.
Osakkeenomistajien ja asukkaiden välinen huomaavaisuus ja suvaitsevaisuus toisiaan kohtaan
Taloyhtiömuotoisessa asumisessa osakkaiden ja asukkaiden välinen huomaavaisuus ja suvaitsevaisuus korostuvat. Osakkaiden ja muiden taloyhtiössä asuvien velvollisuus on käyttää huoneistoaan ja taloyhtiön tiloja siten, että käytöstä ei aiheudu merkittävää haittaa toisille osakkaille, muille asukkaille tai taloyhtiölle. Toisaalta on suvaittava myös toisten poikkeavia tapoja, kunhan niistä ei aiheudu merkittävää häiriötä tai muuta haittaa.
Yhtiön johdon on viestinnässään myös hyvä muistaa, että osakkaat ja asukkaat eivät yleensä ole kiinteistönpidon asiantuntijoita. Samoin osakkaiden ja asukkaiden on hyvä muistaa, että sen enempää hallituksen jäsenet eivät yleensä ole kiinteistöalan ammattilaisia, eivätkä he toimi täysipäiväisesti taloyhtiön palveluksessa. Tämän vuoksi osakas ja asukas ei yleensä voi olettaa, että hallituksen puheenjohtaja tai jäsen olisi jatkuvasti osakkaiden ja asukkaiden käytettävissä.
Avoimuus
Avoimuudella taloyhtiössä tarkoitetaan lähinnä johdon suunnalta tapahtuvaa jatkuvaa ja avointa tiedottamista yhtiön asioista. Tiedottamisen avulla osakkailla ja asukkailla on mahdollisuus ennakoida taloyhtiön toiminnan ja talouden vaikutuksia omaan asumiseensa ja talouteensa. Avoimuus tiedottamisessa parantaa luonnollisesti myös ihmisten mahdollisuuksia osallistua aktiivisesti yhtiökokouksiin ja taloyhtiön muuhun toimintaan.
Koska osakas on viime kädessä velvollinen kertomaan vuokralaiselleen erilaisista asumiseen vaikuttavista taloyhtiön päätöksistä, määräyksistä ja ohjeista, olisi kaikkien kannalta hyödyllisintä ja kustannustehokkainta, että taloyhtiön viestintä kohdistuisi osakkaiden ohella samalla myös muihin asukkaisiin.
Taloyhtiön hyvään hallintotapaan kuuluu myös hyvin hoidettu viestintä. Väärinkäsitykset ja väärät tulkinnat ovat omiaan aiheuttamaan ärsyyntymistä ja erilaisia konflikteja taloyhtiössä. Sen vuoksi viestinnässä on tärkeää huomioida viestin vastaanottajan intressit ja pyrkiä ratkaisemaan asiat joutuisasti ja ystävällisesti.
Suunnitelmallisuus
Jotta taloyhtiön kiinteistöä ja palveluita voidaan ylläpitää ja kehittää tehokkaasti ja tuloksellisesti, toiminnalta vaaditaan suunnitelmallisuutta. Huolellisen kiinteistön- ja taloudenpidon vuoksi taloyhtiöllä on oltava tavoitteet ja suunnitelma niiden saavuttamiseksi (strategia). Taloyhtiön tavoitteista ja suunnitelmasta päättävät osakkaat yhtiökokouksessa. Strategiassa tehdään valintoja esimerkiksi rakennuksen ja asumisen tason tai erilaisten investointien suhteen. Strategiassa on kysymys ennen kaikkea pidemmän tähtäimen tavoitteista ja toteutussuunnitelmasta. Suunnitelmallisuus parantaa ennakoitavuutta esimerkiksi asumiskulujen suhteen. On selvää, että suunnitelmallisuus yhdistettynä aktiiviseen tiedottamiseen lisää myös yhtiön johdon ja osakkeenomistajien sekä asukkaiden välistä luottamusta taloyhtiössä.
Miten suositus otetaan käyttöön taloyhtiössä?
Mikäli hyvä hallintotapa ei ole yhtiössä yleisesti käytössä, on siitä hyvä keskustella hallituksen kanssa ja ehdottaa sen ottamista käsiteltäväksi seuraavassa yhtiökokouksessa. Sen jälkeen, kun suositus on otettu käyttöön, sen noudattamisesta kannattaa keskustella vuosittain yhtiökokouksessa. Suosituksen soveltamisessa on hyvä ottaa huomioon muun muassa taloyhtiön koko, sen omistuspohja ja rakennusten ikä ja kunto. Pienessä rivitaloyhtiössä tilanteet ja tarpeet poikkeavat usein suuresta kerrostaloyhtiöstä. Kuitenkin merkittävä osa hyvän hallintotavan suosituksista soveltuu kaikille taloyhtiöille.
Kysymys & Vastaus
Voiko hallituksen jäsenen tai isännöitsijän läsnäolon kieltää yhtiökokouksessa?
Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus olla läsnä yhtiökokouksessa, jollei yhtiökokous päätä toisin. Jos hallituksen jäsen tai isännöitsijä on asunto-osakeyhtiön osakas, hänen osallistumisoikeutensa perustuu osakkeenomistajan oikeuteen osallistua yhtiökokoukseen, eikä yhtiökokous voi kieltää osallistumista.
Yhtiökokous voi kieltää hallituksen jäsenen ja isännöitsijän läsnäolo-oikeuden ainoastaan yksittäistapauksessa. Päätös läsnäolo-oikeuden epäämisestä tehdään yhtiökokouksessa enemmistöpäätöksellä. Yksittäistapauksella tarkoitettaneen yksittäisen asian käsittelemistä, yksittäisen henkilön osallistumista taikka poikkeustapauksessa yhteen yksittäiseen yhtiökokoukseen osallistumista. Näin voisi olla esimerkiksi sellaisessa yhtiökokouksessa, jossa ainoana asiana käsiteltäisiin vahingonkorvauskanteen nostamista hallituksen jäseniä ja isännöitsijää vastaan.
Mitä tarkoittaa osakkaan kyselyoikeus?
Hallituksen ja isännöitsijän on huolehdittava siitä, että osakkaat saavat riittävän informaation taloyhtiön asioista. Osakkaan kyselyoikeus toteutuu lähtökohtaisesti yhtiökokouksessa, jossa osakkaat tekevät taloyhtiötä koskevia päätöksiä yhdessä. Hallituksen ja isännöitsijän on vastattava yhtiökokouksessa osakkaiden kysymyksiin ja annettava osakkaiden pyynnöstä tarkempia tietoja seikoista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa käsiteltävän asian arviointiin.
Mikäli hallitus ja/tai isännöitsijä ei osaa vastata osakkaan tiedusteluun yhtiökokouksessa ja tiedolla on olennainen merkitys päätöksen kannalta, yhtiökokous on mahdollista keskeyttää ja jatkaa myöhemmin, kun asia on selvitetty.
Edellyttääkö laki kuolinpesän kirjaamista taloyhtiön osakeluetteloon?
Kuolinpesän merkitseminen osakeluetteloon ei ole välttämätöntä, koska omaisuus jää jakamattomalle kuolinpesälle ilman varsinaista saantoa. Mikäli jakamattoman kuolinpesän osakkaat kuitenkin pyytävät osakeluettelomerkintää, merkitään osakeluetteloon kunkin osakkaan nimet erikseen mainiten. Siten osakeluettelomerkintä voisi olla esimerkiksi ”Maija Meikäläisen jakamattoman kuolinpesän osakkaina Matti ja Teppo Meikäläinen”. Osakkaat omistavat osakkeet pesänä, joten heidän omistusosuuksiaan ei merkitä osakeluetteloon.
Yhtiö on ottanut huoneiston hallintaan maksamattomien vastikkeiden vuoksi ja vuokrannut huoneiston eteenpäin. Yhtiön saatavat tulevat kuitatuksi kokonaisuudessaan kuluvan vuoden loppuun mennessä.
Pitääkö yhtiön palauttaa huoneiston hallinta osakkaalle, kun saatavat tulee kuitatuksi vai voiko se jatkaa hallintaa päätöksen mukaisesti kolme vuotta? Voiko yhtiön hallitus tehdä palautuksen ilman yhtiökokouksen päätöstä?
Hallintaanottoajan tulee olla vähintään niin pitkä, että vuokratuloilla katetaan yhtiön saatavat. Yhtiökokous voi päättää hallintaanoton kestävän enintään kolme vuotta, eikä yhtiöllä ole velvollisuutta keskeyttää hallintaanottoa ennen määräaikaa, vaikka saatavat olisi saatu katettua. Asunto-osakeyhtiö voi kuitenkin tarvittaessa keskeyttää hallintaanoton ennen yhtiökokouksen päättämän hallintaanottoajan umpeen kulumista.
Hallitus voi päättää huoneiston hallintaanoton lopettamisesta, jos sille on annettu nämä valtuudet alkuperäisessä hallintaanottoa koskevassa yhtiökokouksen päätöksessä. Jos valtuutusta ei ole annettu, hallintaanottopäätöksen purkamisesta on päätettävä yhtiökokouksessa.