Taloyhtiön varsinaisen yhtiökokouksen tärkeydestä on kirjoitettu yhä uudelleen ja uudelleen. Siitä huolimatta useissa taloyhtiössä sen merkitystä ja hyötyjä ei välttämättä täysin ymmärretä. Osakkaatkin pitävät sitä liian usein turhana. Mitä asialle voisi tehdä?
Teksti Teppo Hirvikunnas Kuvat ShutterStock
Onnistunut taloyhtiön yhtiökokous on aihe, mistä on kirjoitettu varmaan satoja juttuja ja ohjeita. Jostain syystä aihe on kuitenkin aina esillä uudelleen ja uudelleen. Hyvä sinänsä näin, sillä aiheen piiriin tulee aina uusia ihmisiä, eikä kertaus ole muillekaan koskaan pahitteeksi. Ja ennen kaikkea siksi, että yhtiökokouksen tärkeyttä ei edelleenkään aina oteta riittävän vakavasti tai kokouksen merkitystä tulkitaan suppeasti.
Kokoukseen on esimerkiksi vaikea saada kaikkia taloyhtiön osakkaita paikalle, kokouksen merkitys ja anti koetaan heikoksi ja niin edelleen. Jos osallistuminen jää heikoksi, taloyhtiön hallintoa ja kokouksen päätösten demokraattisuutta voidaan periaatteessa ja syystäkin kyseenalaistaa. Siis jos yhtiökokouksen päätökset aina hallituksen kokoonpanoa myöten on tehty reilusti alle 50 prosentin äänestysprosentilla. Toteutuuko tällöin enemmistön demokratia?
Tämä pieni osanotto eräs yhtiökokousten “ongelmista”. Muita huomioitavia asioita, jotka kenties myös vaikuttavat osallistumishalukkuuteen, ovat muun muossa kokouskutsujen toimittaminen ja sisältö, kokouksen esityslistan sisältö, mahdollisuus tuoda ajoissa asioita esityslistalle ja esimerkiksi uuteen hallitukseen pyrkivien henkilöiden esittelyt.
Miten asian saa kokouslistalle?
Pihalla kuulumisten vaihdon lomassa esitetty toive unohtuu helposti eikä se muutenkaan ole virallinen päätösehdotus.
Hyvässä taloyhtiössä osakkaita kuullaan ja heille viestitään tulevasta kokouksesta ajoissa. Näin osakkeenomistajilla on tilaisuus vaikuttaa myös yhtiökokouksen sisältöön. Heillä on oikeus tehdä kokoukseen suoria päätösehdotuksia tai nostaa asioita ainakin keskusteluun.
Päätösehdotuksia voi tehdä hyvinkin erilaista asioista. Esimerkiksi vaikka roskakatoksen uusinnasta, sähköautojen latauspisteiden rakentamisen selittämiseen tai kellarivaraston muuntamisesta pesutuvaksi. Siis kaikkea, mikä pääsääntöisesti koskee koko taloyhtiötä ja sen osakkeenomistajia.
Tärkeintä on, että esitys on riittävän yksilöity ja selkeä, jotta sen pohjalta on helppo tehdä päätöksiä puolesta tai vastaan. Ellei ole kyse vain esityksestä keskusteluksi, mutta tällöinkin olisi hyvä tehdä päätös asian jatkokäsittelystä.
Vaikka asiasta ei yhtiökokouksessa voisikaan päättää, voi siitä kuitenkin keskustella, ja hallitus voi jatkaa sen käsittelemistä myöhemmin. Tarvittaessa asia voidaan valmistella seuraavan kokouksen esityslistalle tai järjestää ylimääräinen yhtiökokous.
Ehdotukset tulee toimittaa kirjallisesti isännöitsijälle, hallituksen puheenjohtajalle tai jollekin hallituksen jäsenelle riittävän ajoissa. Mieluiten vähintään kolme kuukautta ennen yhtiökokousta. Mitä aiemmin, sitä parempi.
Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään taloyhtiötä ja sen osakkaita koskevista asioista. Se kuuluu pakollisena taloyhtiön jokavuotiseen ohjelmaan ja pitää järjestää kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, eli yleensä kesäkuun loppuun mennessä. Varsinaisia yhtiökokouksia voi olla useampia vuodessa, jos yhtiöjärjestys niin määrää. Tarvittaessa voidaan järjestää myös ylimääräisiä yhtiökokouksia.
Kutsu kokoukseen tulee lähettää vähintään kaksi viikkoa ennen kokouspäivää ja aikaisintaan kaksi kuukautta ennen kokouspäivää. Yhtiökokouksessa päätetään yhtiötä ja osakkaita koskevista asioista. Kokouksen asialistalla on tyypillisesti talousarvio, vastikkeet, tilinpäätöksen vahvistaminen, kunnossapitotarveselvitys, hallituksen jäsenten palkkiot ja hallituksen jäsenten valinta.
Päätökset varsinaisessa yhtiökokouksessa tekevät taloyhtiön osakkeenomistajat tai heidän valtuuttamansa henkilöt. Muutoin päätösvalta on taas pääsääntöisesti osakkaiden varsinaisessa yhtiökokouksessa valitsemalla hallituksella. Siksikin hallituksen valinnalla on tärkeä merkitys.
Kaikilla osakkailla on siis oikeus osallistua yhtiökokoukseen. Siihen ei ole pakko osallistua, mutta se on suositeltavaa.
Kokoukseen saavat osakkaiden lisäksi osallistua tietenkin hallitus ja isännöitsijä. Joissakin tilanteissa myös taloyhtiössä asuvat vuokralaiset saatetaan kutsua yhtiökokoukseen. Yli viiden asunnon yhtiössä myös vuokralainen voi osallistua, kun käsitellään asioita, jotka vaikuttavat merkittävästi hänen kotinsa tai taloyhtiön yhteisten tilojen käyttöön. Vuokralainen voi myös äänestää yhtiökokouksessa, jos hän edustaa kokouksessa vuokranantajaansa.
Miksi kokous sitten ei kiinnosta? Vaikka kyse on oikeastaan ainoasta tilaisuudesta, missä asukkaat ja osakkaat voivat vaikuttaa taloyhtiön asioihin, liian usein tilaisuus jätetään käyttämättä. Ei muisteta koko kokousta, siihen osallistuminen on vaikeaa, kokemukset edellisistä kokouksista saattavat ovat huonot, kokousten ilmapiiri on ollut huono tai suorastaan painostava, aiheet eivät kiinnosta, omia asioita ei kuunnella ja vaikutusmahdollisuudet koetaan heikoiksi. Kokouksessa saatetaan jopa tukkia asiaankuulumaton keskustelu. Tai muuten ei vain kiinnosta. Monet saattavat myös pelätä, että heidät suostutellaan vastentahtoisesti johonkin luottamustehtävään –vaikka ketään ei voikaan pakottaa.
On taloyhtiön hallituksen tehtävä huolehtia siitä, että kokoukseen saataisiin mahdollisimman suuri osanotto, osanottajille on toimitettu ajoissa tarvittavat tiedot päätöksentekoa varten, halukkaat saavat puheenvuoronsa ja kokous sujuu hyvin.
Taloyhtiön kokousten aiheet ja suurimmat ongelmakohdat
Energiayhtiö Helen Oy:n 2020 joulukuussa teetti taloyhtiötoiminnan käytänteitä ja asenteita kartoittavan kyselytutkimuksen, johon vastasi 1 000 asunto-osakeyhtiöiden osakasta ja vaikuttajaa. Asumisen kustannukset, kuten vastikkeet, ovat taloyhtiön kokouksen sisältöagendalla useammin kuin mikään muu asukkaiden mieltä painava asia. 55 prosenttia vastaajista kertoo, että ne ovat yleisin kokouksissa käsiteltävä aihe. Seuraavaksi yleisimpiä kokouksissa käsiteltäviä taloyhtiön ongelmakohtia ovat roskakatoksen sotkuisuus (24 %), lämmitysasiat (23 %), ja hiljaisuuden rikkominen tai muu naapureiden meluisuus (21 %).
Tutkimuksessa kysyttiin myös mielipiteitä taloyhtiön kokouksista yleensä. Sen mukaan suhtautuminen kokouksiin on pääsääntöisesti myönteistä, sillä vastaajista jopa kolme neljäsosaa koki taloyhtiön kokouksissa olevan hyvä yhteishenki, oli mielissään kokouksissa tehtyihin päätöksiin ja koki myös saavansa niissä äänensä kuuluviin. Toisaalta edelleen on tapauksia, missä omien mielipiteiden esittäminen on syystä tai toisesta vaikeaa.
*) Toisaalta hallituksen puheenjohtajista lähes kaksi kolmesta koki olevansa ahdistunut taloyhtiön kokouksissa. Noin puolet (49 %) puheenjohtajista koki myös hallituksen saaman kritiikin kohtuuttomaksi, ja rivijäsenistä tätä mieltä oli noin 22 prosenttia. Jopa kolmasosa sekä hallituksen puheenjohtajista että varapuheenjohtajista on myös menettänyt hermonsa taloyhtiön kokouksessa – kaikkien vastaajien keskiarvon ollessa noin kymmenen prosenttia pienempi.
Tämä voi myös syynä sille, että 37 prosenttia vastanneista hallituksen puheenjohtajista ja peräti yli puolet (57 %) varapuheenjohtajista sanoi keksivänsä jopa tekosyitä välttyäkseen taloyhtiön kokouksiin osallistumiselta. Vastaava luku muille hallituksen jäsenille on 21 prosenttia ja hallituksen ulkopuolisille kokousten vakio-osallistujille 15 prosenttia. Syynä kokousten välttelyyn voi olla koettu kriittisyys, vakiintuneiden käytänteiden puuttuminen ja siitä johtuva epävarmuus.
Muutama ohje hyvään yhtiökokoukseen:
Kokouskutsut ajoissa
Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ja aikaisintaan kaksi kuukautta ennen kokousta. Kaksi viikkoa on aivan liian lyhyt aika. Mielellään kutsut lähetetään ainakin kuukautta ennen ja käyttäen monikanavaisesti kirjettä, ilmoitustaulua sekä muita käytössä olevia sähköisiä kanavia. Ja tietenkin vielä ajoissa muistutukset kokouksesta.
Tietoa esityksistä
Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ja aikaisintaan kaksi kuukautta ennen kokousta. Kaksi viikkoa on aivan liian lyhyt aika. Mielellään kutsut lähetetään ainakin kuukautta ennen ja käyttäen monikanavaisesti kirjettä, ilmoitustaulua sekä muita käytössä olevia sähköisiä kanavia. Ja tietenkin vielä ajoissa muistutukset kokouksesta.
Monikanavaisuus
Kokoukseen tulisi olla mahdollisuus osallistua vaivattomasti sekä paikan päällä että etänä. Etäosallistumiseen on tarjolla nykyään paljon vaihtoehtoja, jotka tulee selvittää ajoissa ja myös testata niiden toiminta. Mahdollisuuksien mukaan etäosallistuminen olisi hyvä toteuttaa niin, että käytössä on myös kuvayhteys, tarvittaessa molempiin suuntiin. Vähemmän tekniikasta perillä oleville tulisi mahdollisuus saada etäyhteyden käyttöön opastusta.
Uusia jäseniä
Osakkaille tulisi myös kertoa ajoissa mahdollisuudesta ilmoittautua ehdolle hallituksen jäseneksi. Tämä voi koskea yhtä lailla myös hallituksen jäseniä, jos he haluavat jatkaa hallituksessa eli ilmoittautua mukaan mahdolliseen äänestykseen. Osakkailla on näin mahdollista harkita ajoissa valintaansa ehdokkaiden välillä. Tämä mahdollistaa myös jopa pienen vaalikampanjoinnin.
Osakkailla tulisi olla myös tiedossa, mikä on taloyhtiön hallituksen tehtävä ja mitä hallituksen jäsenenä tai puheenjohtajana oleminen vaatii. Aiheesta löytyy paljon tietoa netistä, ja aiheesta on kirjoitettu myös opas “Taloyhtiön hallituksen ABC”. Suositeltavaa luettavaa on myös “Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus” -kirja.
Tässä kohdassa vallitsee usein kuitenkin jonkinasteinen paradoksi, jos valittu hallitus ja puheenjohtaja haluavatkin jatkaa tehtävässään. Miksi he haluaisivat saada vastaehdokkaita? Oma paikka kun on vaarassa! Vastuullisen hallituksen olisi tästä huolimatta syytä aktivoida osakkaita osallistumaan taloyhtiön hallintoon ja ainakin koittaa pitää näin aktiivisuutta yllä. Ellei sitten haluta aina mennä siitä, mistä aita on matalin ja mahdollisimman vähällä vaivalla. Taloyhtiöissä olisi hyvä myös harkita hallituspaikkojen kierrätystä.
Huolellinen valmistautuminen
Huolelliseen valmistautumiseen liittyy päätösehdotuksiin tutustuminen, ajoissa toimitetut kokouskutsut ja muutenkin riittävät tiedot kokouksen osallistujien päätöksenteon tueksi. Ajoissa toimitettu ja taustoittava tieto käsiteltävistä asioista auttaa osakkaita valmistautumaan yhtiökokoukseen.
Huolelliseen valmistautumiseen liittyy totta kai lain mukaan käsiteltävät asiat, kuten tilinpäätös, talousarvio, kunnossapitotarveselvitys ja vastuuvapaus. Kunnossapitotarveselvitys sisältää siis arvion tulevista korjaustarpeista. Sitä varten kannattaa teettää tarvittaessa kuntotarkastus ja hyödyntää asiantuntijoita.
Osakkaan kyselyoikeus
Kokouksessa on hyvä muistaa, että osakkaalla on oikeus käyttää kyselyoikeuttaan. Hänellä on siis oikeus saada tietoa asioista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa käsiteltävän aiheen arviointiin. Jos hallitus ei osaa vastata tai pysty vastaamaan kysymykseen, sen voi tehdä jälkikäteen kirjallisesti.
Ulkopuolinen puheenjohtaja
Hallitus ja etenkin sen puheenjohtaja ovat usein kovilla kokouksissa. Hallituksen puheenjohtajat kokevat tilanteen jopa ahdistavaksi ja saadun kritiikin aiheettomaksi. Kerron tästä lisää kohdassa “Taloyhtiön kokousten aiheet ja suurimmat ongelmakohdat”.
Yhtiökokouksessa voidaan käyttää ulkopuolista ammattipuheenjohtajaa, jolloin ketään ei syrjitä tai suosita henkilökemian perusteella eikä esimerkiksi hallitukseen, sen puheenjohtajaan tai kehenkään muuhunkaan mahdollisesti osuva kritiikki pääse aiheuttamaan konfliktia kokouksessa. Muutenkin puheenjohtajalla tulisi olla hyvät taidot erilaisten tilanteiden ja ihmisten käsittelyssä.
Äänestykset
Äänestykset voidaan toteuttaa joko avoimena käsiäänestyksenä tai suljettuna lippuäänestyksenä. Avoin äänestys saattaa vaikuttaa äänestyskäyttäytymiseen. Siksi äänestysten kohdalla pitäisi miettiä tarkkaan, toteutettaisiinko ne sittenkin suljettuina lippuäänestyksenä. Toinen joissain tapauksissa hyvinkin kyseenalainen tapa on tehdä koeäänestys, jolla selvitetään, tarvitaanko äänestystä ollenkaan vai onko selvä enemmistö esimerkiksi hallituksen esityksen kannalla. Tässä kokouksen puheenjohtajalla on suuri valta, ja myös tämä on peruste ulkopuolisen puheenjohtajan käyttämiselle.
Totta kai suljettu lippuäänestys on hidasta ja tuntuu varmasti joskus turhalta, mutta monelle oman ja esimerkiksi hallituksen esitystä vastustavan kannan esittäminen julkisesti saattaa olla mahdotonta. Tätä voidaan jopa käyttää hyväksi.
Kaikki mukaan
Kokouksen osanotto olisi hyvä saada ainakin lähelle 75 prosenttia. Jos se on jäänyt pääsääntöisesti selvästi pienemmäksi, on hallituksen syytä ryhtyä toimenpiteisiin. Kokous täytyisi saada tavalla tai toisella houkuttelevammaksi. Tämä tarkoittaa mielenkiintoista ja hyvin “myytyä” sisältöä, osakkaiden aktivointia ja tietoa vaikuttamismahdollisuuksista, mutta yhtälailla myös esimerkiksi tarjoilua.
Ylimääräiset kokoukset
Varsinaisen yhtiökokouksen lisäksi voidaan järjestää tarpeen mukaan ylimääräisiä kokouksia.
Ylimääräisen kokouksen tai ainakin jonkinlaisen äänestyksen toimeenpano saattaa olla tarpeen pienemmissä asioissa tai ehdotuksissa. Jos odotetaan vain varsinaista kokousta siihen saattaa kertyä liikaa päätettäviä asioita, mikä hidastaa hyvien tai kiireellisten ehdotusten ja päätösten toimeenpanoa.