Huoltokirja tai paremminkin kiinteistönpitokirja on eräs taloyhtiön tärkeimpiä asiapaperikokonaisuuksia. Sitä voi verrata auton huoltokirjan lisäksi rakennepiirrokseen sekä käyttö- ja huolto-ohjeeseen. Monissa yhtiöissä huoltokirja on tuttu ja asiat ovat kunnossa, mutta ei läheskään kaikissa. Taloyhtiön hallitusjäsenen on hyvä tietää, mistä on kyse ja tutustua oman yhtiön huoltokirjaan.
Taloyhtiön huoltokirja on yhtä tärkeä kuin autonkin vastaava. Se kertoo, mitä kiinteistön eri osia pitää huoltaa sekä miten ja milloin se tehdään. Siitä nähdään, onko huollot tehty ajallaan, milloin ne on tehty, mitä on tehty, kuka on tehnyt. Huoltokirja kertoo myös, onko kiinteistössä tehty mahdollisesti lisäkorjauksia tai muita toimenpiteitä. Siis samalla tavalla kuin autossakin. Jos merkinnät huoltokirjassa ovat puutteellisia tai se puuttuu kokonaan, auton kunto on arvoitus. Arvo on sen mukainen. Sama koskee kiinteistöä.
Silti edelleen erityisesti vanhemmissa taloyhtiöissä huoltokirja saattaa puuttua tai ainakin sen sisällössä, dokumentoinnissa ja ylläpidossa on puutteita. Huoltokirjasta saadaan täysi hyöty vain, jos sitä täytetään huolellisesti ja aktiivisesti.
Oikeastaan nimitys huoltokirja on hieman vähättelevä – riippuen siitä, mitä sillä tarkoitetaan. Maanrakennuslaissa mainittua rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjetta on vakiintuneesti kutsuttu huoltokirjaksi. Usein huoltokirjaksi myös kutsutaan pelkästään rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen huoltokalenteria. Kuvaavampi nimitys on kiinteistönpitokirja, joka korostaa sitä, että huolto-ohjeilla ja -kirjalla katetaan koko kiinteistönpito kiinteistön elinkaaren ajan.
Laaja kokonaisuus
Taloyhtiön huoltokirja – siis kiinteistönpitokirja – on auton vastaavaa paljon laajempi kokonaisuus. Varsinaiseen huoltoon liittyvien asioiden lisäksi se sisältää myös rakennuselosteen ja eräänlaisen käyttöohjeen koko kiinteistölle. Kokonaisuus käsittää tiedot rakennuksesta, siinä käytetyistä materiaaleista ja rakennusteknisistä ratkaisuista ja niiden käyttöiästä. Se myös kertoo esimerkiksi, miten talon teknisiä laitteita käytetään ja huolletaan, kuka ne huoltaa ja missä ne sijaitsevat. Huoltokirja on tietopankki, jota käytetään koko rakennuksen elinkaaren ajan ja josta selviävät kaikki kiinteistön huolenpitoon tarvittavat asiat.
Sen tarkoitus on auttaa ja opastaa kiinteistön asianmukaisessa ja säännöllisessä kunnossapidossa. Asianmukaisesti käytettynä ja täytettynä huoltokirja helpottaa kiinteistön hoitoa ja toimii toimenpide- ja kuluseurannassa. Se helpottaa myös korjaus- ja perusparannushankkeiden suunnittelua ja toteutusta.
Kenen vastuulla?
Kiinteistöhuollon tarkoitus on pitää kiinteistö käyttö- ja toimintakunnossa ja estää vikojen ilmaantuminen.
Huoltokohteisiin kuuluu muun muassa kiinteistön rakenteita, rakennusosia ja teknisiä laitteita.
Kunnossapidosta ja huollon järjestämisestä vastaa taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä, jolloin hallitus toimii ensisijaisesti isännöinnin esimiehenä. Keskeinen tehtävä on huolehtia kiinteistön kunnossapidosta ja säilyttää kiinteistön arvo. Huoltokirjalla ja sen ylläpidolla on merkittävä rooli tässä tehtävässä.
Huoltokirja on maankäyttö- ja rakennusasetuksen mukaisesti pakollinen kaikissa vuoden 2000 jälkeen valmistuneissa kiinteistöissä sekä vanhoissa kiinteistöissä niiden rakennusosien ja laitteiden osalta, joihin on kohdistunut rakennusluvan alainen korjaushanke, kuten julkisivu- tai linjasaneeraus. Niissäkin kiinteistöissä, joissa huoltokirja ei ole pakollinen, hyvä hallinto, isännöinti ja järjen käyttökin edellyttävät sen laatimista.
Huoltokirja kytkeytyy asuntokauppalakiin esimerkiksi laissa säädetyn tiedonantovelvollisuuden ja virhevastuiden osalta, vaikka kyseisessä laissa ei siihen suoraan viitata.
Sisältö
Maankäyttö- ja rakennusasetuksen 66 §:n 1 momentissa säädetään huoltokirjasta seuraavasti:
“Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje on laadittava, jollei erityisestä syystä muuta johdu, rakennusta varten, jota käytetään pysyvään asumiseen tai työskentelyyn. Sama koskee tällaisen rakennuksen sellaista korjaus- ja muutostyötä, joka on verrattavissa rakennuksen rakentamiseen, ja soveltuvin osin korjaus- ja muutostyötä, joka muutoin edellyttää rakennuslupaa.”
Asetuksen 2 momentissa lisätään: “Käyttö- ja huolto-ohje sisältää rakennuksen käyttötarkoitus ja rakennuksen ominaisuudet, sekä rakennuksen ja sen rakennusosien ja laitteiden suunniteltu käyttöikä huomioon ottaen, tarvittavat tiedot rakennuksen asianmukaista käyttöä ja kunnossapitovelvollisuudesta huolehtimista varten.”
Suomen Rakentamismääräyskokoelmassa asiaa vielä tarkennetaan:
“Käyttö- ja huolto-ohje sisältää rakennuksen ja sen rakennusosien kunnossapidon sekä hoidon ja huollon lähtötiedot, tavoitteet, tehtävät ja ohjeet omistajalle ja ylläpito-organisaatioille sekä asukkaille ja tilojen käyttäjille annettavat ohjeet.”
Huoltokirjan sisällön vähimmäisvaatimukset on esitetty Suomen Rakentamismääräyskokoelman osassa “A4 Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohje”:
– Huoltokirjassa tulee ilmoittaa rakennuksen käyttötarkoitus ja kaikki rakennuksen käyttöön ja kunnossapitovelvollisuuden hoitamiseen tarvittavat tiedot. Kirjaa laadittaessa tulee ottaa huomioon myös rakennuksen ominaisuudet sekä rakennuksen osien ja laitteiden suunniteltu käyttöikä.
– Käyttö- ja huolto-ohjeen tulee sisältää rakennuksen ja sen rakennusosien kunnossapidon sekä hoidon ja huollon lähtötiedot, tavoitteet ja tehtävät. Mukana tulee olla myös ohjeet omistajalle ja ylläpito-organisaatioille sekä asukkaille ja tilojen käyttäjille. Kunnossapidon kannalta merkityksellisistä rakennusosista esitetään rakennusosien käyttöikätavoitteet, niiden arvioituja kunnossapitojaksoja ennakoituine kunnossapitotoimenpiteineen sekä tietoja pintarakenteista ja -materiaaleista ja niiden kunnossapitotoimenpiteistä.
– Tarvittaessa huoltokirjaan merkitään paikantamispiirustuksiin ylläpidon kannalta keskeisten ylläpitokohteiden ja tilojen sijainti sekä tietoja rakennusosien uusittavuudesta, vaihdettavuudesta ja korjattavuudesta. Huoltokirjasta tulee ilmetä myös erityisominaisuudet, jotka johtuvat tontin sijainnista ja olosuhteista.
– Laajuudeltaan ja kustannuksiltaan sekä kunnossapidon kannalta merkityksellisille – esimerkiksi herkästi turmeltuville – rakenteille, rakennusosille ja materiaaleille tulisi asettaa käyttöikätavoitteet.
– Merkittävien sisä- ja ulkopuolisten pintarakenteiden tarvike- ja paikantamistiedot tulisi olla merkitty käyttö- ja huolto-ohjeeseen samoin kuin merkittävien tehdasvalmistettujen rakennusosien, pintarakenteiden ja materiaalien hoito-, huolto- ja kunnossapito-ohjeet.
Tarvittavat tiedot ovat siis laajat, ja tyypillisesti määräykset näyttävät jossain määrin tulkinnanvaraisilta tai ainakin maallikon silmin vaikeasti tulkittavilta.
Tietojen laajuudella ei ole ylärajaa. Vaikka tällä vuosituhannella rakennetuissa rakennuksissa asiat ovat periaatteessa kunnossa, kokonaisuus on silti hyvä tarkistaa. Onko kaikki tarvittavat tiedot todella kirjattu ylös? Ovatko tiedot ajan tasalla ja onko ne päivitetty säännöllisesti?
Etenkin vanhemmissa taloissa, joissa huoltokirja ei ollut vielä pakollinen, tiedot voivat olla hyvinkin puutteellisia tai ainakin vaikeasti selvitettäviä. Siten ne saattavat vaikeuttaa kiinteistön kunnossapitoa.