Digitaalinen versio perinteisestä porrastaulusta on paljon muutakin kuin perinteinen ilmoitustaulu. Se on tärkeä osa taloyhtiön viestintää ja asumisviihtyvyyttä.
Teksti Teppo Hirvikunnas Kuvat Infoni Oy, Teppo Hirvikunnas
Taloyhtiöiden rappukäytävässä on yleensä aitiopaikalla asukastaulu ja sen yhteydessä ilmoitustaulu. Asukastaulusta löytyy huoneistojen numerot ja asukkaiden nimet, ilmoitustaulu puolestaan välittää muuta taloyhtiön tietoa. Ne ovat olleet pitkään tärkeä viestintäkanava asuinkerrostaloissa, ja ovat edelleen.
Ilmoitustaulun merkitys tiedotuskanavana on viime aikoina vähentynyt sähköisten viestimien ja useampien eri kanavien käytön myötä. Edelleen moni kuitenkin huomaa tiedotteet varmemmin porrasaulan ilmoitustaululta kuin taloyhtiön nettisivuilta.
Digitaaliaikaan
Porrastaulu voidaan toteuttaa myös digitaalisesti eli nykyaikaisella korkearesoluutioisella, nykyään jopa 4k-tarkkuuden nestekidenäytöllä. Se tuo mukanaan yllättävän monia ja merkittäviä etuja.
Digitaalinen porrasnäyttö korvaa sekä perinteisen asukastaulun että ilmoitustaulun. Tietojen muuttaminen ja päivittäminen tauluun on helppoa ja nopeaa. Asukastietojen päivittäminen voidaan tehdä etänä helposti ja paljon vaivattomammin kuin huoltomiehen ja irtokirjaimien avulla. Isoissa taloyhtiöissä tästä voi koitua pidemmän päälle merkittäviäkin säästöjä.
Viestintä taloyhtiön asukkaille tehostuu merkittävästi, etenkin jos järjestelmä on vielä osa muuta viestintäkanavaa. Voidaan puhua lähes reaaliaikaisesta viestinnästä. Digitaalinen porrastaulu nostaa myös taloyhtiön imagoa ja viestii modernista yhteisöstä.
Diginäytöissä tulee toisaalta ottaa huomioon ilkivalta-asiat. Siksi on oleellista, että sähköiset asukasnäytöt on suojattu hyvin.
Mitä sisältöä?
Asukastauluna diginäytön hyöty on helppo päivitettävyys ja moderni ilme. Hyöty tulee ennen kaikkea sisällöstä. Asukastietojen ja taloyhtiön perustietojen lisäksi näytössä voi näkyä uusimpien asukastiedotteiden lisäksi vaikka säätiedot, läheisten pysäkkien aikataulut, uusimmat uutisotsikot, lähikauppojen tarjoukset ja saunavuorot. Taloyhtiö voi rahoittaa asukastauluja jopa mainosmyynnillä, jolloin näytöstä ei koidu taloyhtiölle mitään kuluja.
Tiedotteet vievät tyypillisesti noin kolmasosan kuva-alasta. Jos kaikki tieto ei mahdu kerrallaan ruudulle, ruudulla vuorottelee useampi sivu. Tiedot voidaan ajastaa, ja tärkeimmät tiedotteet näkyvät ruudulla normaalia kauemmin, tai ne voivat päivittyä näyttöön tiheämmällä toistolla.
Sisällön määrä ei silti saa olla itsetarkoitus, eikä ole todennäköisesti järkevää näyttää kaikille rapussa liikkuville koska Virtasen saunavuoro on. Yksityisyys ja tietoturva on otettava huomioon, sillä rapussa tiedot voivat olla lähes kenen tahansa luettavissa.
Näytettävän tiedon määrää rajaa myös näytön koko. Sisällön tulisi olla luettavissa ilman suurennuslasia – myös kirkkaassa valaistuksessa. Joissain näytöissä on myös kosketusohjaus, jolloin käyttäjä voi valita, mitä tietoja haluaa kulloinkin katsoa. Sen jälkeen näyttö siirtyy aina automaattisesti perustilaan tietyn ajan kuluessa. Joillekin kosketusnäyttö saattaa tosin olla outo käyttää ja myös hygienia-asiat ja käyttövarmuus saattavat arveluttaa tavalliseen näyttöön verrattuna.
Monikanavaisuus
Digitaalinen porrasnäyttö on moderni, tehokas ja joustava tiedotuskanava, mutta nykyään tiedottamisen on oltava myös monikanavaista. Postiluukkuihin jaettavat tiedotteet ovat edelleen tärkeitä, mutta on hienoa, jos tiedot voisi saada suoraan esimerkiksi älypuhelimen taloyhtiö-sovellukseen. Digitaalisissa porrasnäyttöissä on usein mahdollisuus näyttää syötteenä moninaista tietoa, jolloin integrointi eri järjestelmiin on myös mahdollista.
Vaihtoehtoja tarkasteltaessa ja tarjouksia vertailtaessa kannattaa kiinnittää huomioita erityisesti seuraaviin seikkoihin:
– Mitä järjestelmä sisältää?
– Kuka asentaa sen?
– Minkälainen näyttö on kooltaan ja valoteholtaan?
– Miten se on suojattu?
– Voiko näyttö olla päällä koko ajan?
– Kuinka pitkä on laitetakuu?
– Kuka hoitaa sähkön ja nettiyhteyden?
– Kuka vastaa mahdollisista toiminnallisista vioista? Mitä korjaaminen maksaa?
– Miten toimitaan ilkivaltatilanteissa?
– Mitkä ovat kokonaiskustannukset? Tuleeko näyttö omaksi, leasingillä vai huoltoleasingillä, johon sisältyvät päivitykset ja korjaukset?
– Saako toimittajalta oman yhteyshenkilön?
– Minkälainen koulutus hankintaan sisältyy?
Onko asukastaulu pakollinen?
Asukastaulu ei ole pakollinen, vaikka tyypillisesti kaikissa kerrostaloissa sellainen onkin. Pakollinen tieto, mikä pitää näkyä ulkopuolelle saakka, on talon huoltoyhtiön numero, josta tarvittaessa saa tilattua oven avauksen. Asukastauluun on tavallisesti merkitty kerroksittain huoneistojen numerot ja asukkaiden sukunimet. Nimi ei ole pakollinen porrastaulussa tai ovessa, mutta huoneiston numero on. Yleensä myös asukkaiden nimet ovat taulussa. Jos henkilöllä on turvakielto, nimen paikka jätetään tyhjäksi. Asukas voi muutoinkin kieltää nimensä esillä olon.
Digitaalisten porrasnäyttöjen konfigurointi, hallintatietojen päivittäminen, on helppoa etäyhteydellä hallintapalvelusta. Eri käyttäjille voidaan luoda erilaisia käyttöoikeuksia.
Digitaalinen porrastaulu on perinteisiä tauluja siistimpi ja informatiivisempi ratkaisu. Sen asennus on helppoa, ja verkkoyhteyskin voidaan toteuttaa langattomasti.
Mitä digitaalisen porrasnäytön hankinnassa tulee ottaa huomioon?
Kysyimme asiasta turkulaisen Infoni Oy:n toimitusjohtajalta Pasi Grönvallilta. Infoni Oy on toimittanut erilaisia näyttöratkaisuja niin julkisiin tiloihin, yrityksiin kuin asuinkiinteistöihin. Yrityksellä on asiakkaana jo satoja taloyhtiöitä.
Minkä tyyppisiin taloyhtiöihin diginäyttöjä pääasiassa hankitaan?
Hyvin monenlaisiin. Yksi iso kohderyhmä ovat tietenkin uudiskohteet, mutta yhtälailla näitä toteutetaan paljon isompien remonttien, esimerkiksi linjasaneerausten yhteydessä. Näyttöjen asennus ei ole sinänsä mikään iso projekti. Tarvitaan vain seinä, sähköä ja verkkoyhteys. Verkkoyhteyskin voidaan toteuttaa langattomasti.
Onko esimerkiksi taloyhtiön koolla merkitystä? Millaiselle taloyhtiölle sellainen soveltuu?
Asunto-osakeyhtiön koolla on se merkitys, että kulut jakautuvat isommassa yhtiössä useamman kesken. Digitaalinen asukasnäyttö sopii taloyhtiöille, jotka arvostavat kustannustehokasta tiedottamista ja haluavat siistin ala-aulan.
Pasi Grönvall.
Mitä digitaaliset porrasnäytöt maksavat?
Meillä ratkaisut sisältävät aina infonäytön, suojakotelon, käyttöohjelmiston, huollon ja teknisen tuen. Kyse on huoltoleasing-sopimuksesta, joka on taloyhtiölle huolettomin ratkaisu. Esimerkiksi 43-tuumaisen näyttöyksikön kustannus on meillä kaikkineen noin 60 euroa kuukaudessa ja sopimuskausi on 36 kuukautta.
Tuleeko tähän muita kuluja?
Asennus ja koulutus laskutetaan erikseen. Asennukseen varataan 1–2 tuntia per laite riippuen kohteesta. Asennustarvikkeet sisältyvät hintaan. Koulutamme käyttäjät aina itse, järjestelmä on helppokäyttöinen, ja käyttökielen voi valita haluamakseen.
Mitä käyttämistä niissä sitten on?
Esimerkiksi asukastietojen päivittäminen etänä, joka tehdään perinteisesti huoltomiehen käynnillä ja irtokirjaimilla. Tärkein funktio liittyy tietenkin muuhun tiedottamiseen. Asukastiedotteet päivittyvät kerralla kaikkiin näyttöihin, niitä voidaan ajastaa valmiiksi ja päivittää uusiin koska tahansa. Päivityksistä huolehtivat yleensä isännöinti- tai huoltoliike. Käyttäjätunnuksia voidaan luoda eri tasoille ja esimerkiksi hallitukselle voidaan luoda näin omat tunnukset.
Mitä tietoja porrasnäyttöhin saa?
Meidän tuotteissamme näytöt ovat konfiguroitavissa monipuolisesti. Asukastietojen ja tiedotteiden lisäksi näytölle saadaan lähes mitä vaan verkosta luettavissa olevaa tietoa aina säätiedotuksista, aikatauluihin, uutisiin tai vaikka taloyhtiön facesivujen syötteisiin. Eräs vaihtoehto, esimerkiksi vaikka talon järjestyssääntöjen lukemiseen, on laittaa näytölle linkki dokumenttiin QR-koodilla.
Miten tietoturva-asiat ja yksityisyys huomioidaan?
Meillä yhteys näyttöjen ja hallintaportaalin välillä on salattu uusimpien teknologioiden mukaisesti, julkaisujärjestelmä toimii selainpohjaisesti, asiakkaan koneelle ei tarvitse asentaa erillisohjelmistoja, ja hallinta tapahtuu Smartsign-hallintasivustolta, jolloin suoraa fyysistä yhteyttä näyttöihin ei ole. Ulkopuolisten on mahdotonta päästä käsiksi näyttöjen materiaaliin ja soittolistoihin ilman hallintatunnuksia, ja luonnollisesti me ja käyttämämme sovellus Smartsign täyttävät GDPR-henkilötietosuojavaatimukset.