Teksti Matias Liespuu (Lexia Asianajotoimisto)
Osakkaalla on taloyhtiön yhtiökokouksissa lakiin perustuva kyselyoikeus. Osakkaan kyselyoikeus koskee ainoastaan yhtiökokouksessa käsiteltäviä asioita. Osakkeenomistajan kysely– ja tiedonsaantioikeus on rajattu hallinnon osalta vain yhtiökokoukseen, eikä osakkeenomistajalla ole lakiin perustuvaa tiedonsaantioikeutta taloyhtiön laskuista ja hallinnosta tilikauden aikana. Osakkeenomistajalla ei myöskään ole oikeutta nähdä taloyhtiön tilaamien hankkeiden urakkasopimuksia tai muita asiakirjoja. Taloyhtiö voi kuitenkin oman harkintansa mukaan näitä näyttää, vaikkei osakkeenomistajalla oikeutta olisikaan niitä nähdä.
Lain mukaan hallituksen ja isännöitsijän on yhtiökokouksessa annettava osakkeenomistajalle sen pyynnöstä tarkempia tietoja seikoista, jotka voivat vaikuttaa kokouksessa käsiteltävän asian arviointiin. Tiedonantovelvollisuus on siis säädetty sekä hallitukselle että isännöitsijälle. Lain mukaan hallituksen ja isännöitsijän on huolehdittava siitä, että osakkaan kyselyoikeus voi toteutua. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jonkun hallituksesta tai isännöitsijän on oltava yhtiökokouksessa läsnä antamassa osakkaille näiden tarvitsemat tiedot.
Tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä voidaan esittää yleisemminkin yhtiön taloudellista asemaa koskevia kysymyksiä. Myös erilaisiin yksittäisiin toimiin liittyviä kysymyksiä voidaan esittää. Vaikka esimerkiksi suunnattua osakeantia koskevan päätöksen yhteydessä ei käsiteltäisi tilinpäätöstä, osakkeenomistajalla on kuitenkin tällöinkin oikeus esittää yhtiön taloudelliseen asemaan liittyviä kysymyksiä, jos nämä ovat merkityksellisiä esimerkiksi merkintähinnan määrittelyn suhteen. Säännöksen tarkoituksena on sallia verrattain laaja kyselyoikeuden käyttö. Tietoja ei kuitenkaan saa antaa, jos niiden antaminen tuottaisi yhtiölle olennaista haittaa.
Kyselyoikeuden käyttäminen ei edellytä sitä, että kysymykset olisi toimitettu hallitukselle tai isännöitsijälle ennen yhtiökokousta. Yhtiökokouksessa tehtyä kysymystä ei myöskään tarvitse perustella.
Jos osakkeenomistajan kysymykseen voidaan vastata vain sellaisten tietojen perusteella, jotka eivät ole kokouksessa käytettävissä, vastaus on annettava kahden viikon kuluessa kirjallisesti. Vastaus on toimitettava kysymyksen esittäneelle osakkeenomistajalle ja muulle osakkeenomistajalle, joka sitä pyytää.
Milloin tiedonsaantioikeutta ei ole?
Muilla kuin osakkailla ei ole vastaavaa kyselyoikeutta. Esimerkiksi yhtiökokoukseen AOYL 6 luvun 11 §:n nojalla osallistuvalla vuokralaisella ei ole kyselyoikeutta.
Hallitus ja isännöitsijä voivat kieltäytyä tietojen antamisesta ainoastaan silloin, jos pyydettyjen tietojen antaminen tuottaisi asunto-osakeyhtiölle olennaista haittaa.
Vähäisen haitan aiheutuminen ei siten ole peruste kieltäytyä vastaamasta osakkaan esittämään kysymykseen. Olennaista haittaa asunto-osakeyhtiölle saattaa aiheuttaa esimerkiksi erilaisten liikesalaisuuksien piiriin kuuluvien tietojen antaminen. Asunto-osakeyhtiöillä on kuitenkin hyvin harvoin sellaisia liikesalaisuuksia, joita koskevan tiedon antaminen yhtiön osakkaille aiheuttaisi yhtiölle olennaista haittaa. Myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen säännökset saattavat rajoittaa yhtiön mahdollisuuksia antaa osakkaita koskevia yksityiskohtaisia tietoja.
Jos hallitus katsoo, ettei pyydettyä tietoa voida antaa osakkeenomistajalle aiheuttamatta tiedon antamisella olennaista haittaa yhtiölle, hallituksen on kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta annettava pyydetty tieto yhtiön tilintarkastajille ja toiminnantarkastajille. Tilintarkastajien on kuukauden kuluessa yhtiökokouksesta annettava hallitukselle kirjallinen lausunto tiedon vaikutuksesta tilintarkastuskertomukseen tai muuhun tilintarkastajien yhtiökokoukselle antamaan lausuntoon. Toiminnantarkastajan on annettava vastaavalla tavalla lausunto tiedon vaikutuksesta toiminnantarkastajan kertomukseen. Lausunto on viipymättä lähetettävä kysymyksen esittäneelle osakkeenomistajalle.
Kysymys & Vastaus
Osakas haluaa tilata osakasluettelon yhteystietoineen. Onko osakas oikeutettu saamaan kaikkien taloyhtiöiden osakkaiden osoitteet ja syntymäajat?
Osakeluettelossa olevat tiedot osakkaan syntymäajasta tai osoitteesta eivät ole samalla tavalla julkisia kuin muut luettelon tiedot. Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkaiden osoitteet ja syntymäajat saa luovuttaa vain osakkaalle tai sille, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan. Muilla kuin osakkailla pitää siis olla peruste näiden tietojen saamiseen.
Sen sijaan nykyinen osakkeenomistaja ei tarvitse erikseen lupaa saadakseen osakeluettelossa mainittuja henkilötietoja. Osakkaalle annettavasta osakeluettelon kopiosta ei siten tarvitse poistaa osakkaiden syntymäaikoja tai osoitetietoja.
Yhtiökokouspöytäkirjan liitteinä on muun muassa ääniluettelo ja valtakirjoja. Ovatko kaikki yhtiökokouspöytäkirjojen liitteet julkisia, myös edellä mainitut?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkeenomistajalla on oikeus saada jäljennös yhtiökokouksen pöytäkirjasta ja myös sen liitteistä. Siten yhtiökokouspöytäkirjan liitteet, esimerkiksi ääniluettelo ja valtakirjat, ovat julkisia.