Hinnan ei pidä olla ainut syy kilpailutukselle. ”Säästöjä saa muualtakin,” muistuttaa isännöintitoimisto Reim Jyväskylän toimitusjohtaja Pia Määttä.
Teksti Maria Markus Kuvat Pia Määttä, ShutterStock
Kun taloyhtiöiden hoitokulut ovat kasvaneet, monissa yhtiöissä on tullut tarve tarkastella sopimuksia uusin silmin. Se onkin järkevää, sillä sopimusten kilpailuttamisella taloyhtiöt voivat varmistaa, että ne saavat parhaat mahdolliset palvelut ja tuotteet kilpailukykyiseen hintaan. Kilpailuttaminen auttaa myös edistämään avoimuutta ja oikeudenmukaisuutta sekä varmistaa sen, että taloyhtiön varat käytetään tehokkaasti ja taloudellisesti.
”Puristamalla hintaa alaspäin palvelun laatu saattaa heikentyä”
Isännöintitoimisto Reim Jyväskylän toimitusjohtaja Pia Määttä muistuttaa kuitenkin, että kilpailuttamisessa on tärkeää tietää, mitä tekee. Kiirehtimällä ja hutiloimalla mennään helposti metsään.
”Tuntuu, että taloyhtiöiden hallitukset haluavat nyt kovasti kilpailuttaa kaikkea. On kuitenkin olennaista ymmärtää, että hinnan ei pitäisi olla kilpailuttamisprosessin ainoa syy. Aina taloyhtiössä ei esimerkiksi ymmärretä, että puristamalla hintaa alaspäin palvelun laatu saattaa heikentyä tai ainakin palveluiden määrä muuttua suppeammaksi”, Määttä toteaa.
Mieti ensin laatukriteerit
Pia Määttä tuntee kilpailuttamisen perin juurin, sillä sen lisäksi, että hän kilpailuttaa jatkuvasti asiakkaidensa sopimuksia, hän myös vastaa tarjouskilpailuihin saadakseen isännöintisopimuksia Reimin hoidettavaksi. Reim Jyväskylä on erikoistunut asunto-osakeyhtiöihin, joita sillä on hoidettavanaan noin 150.
Määttä kertoo, että jos taloyhtiö pyytää kilpailuttamaan esimerkiksi huoltoyhtiöt, ensimmäiseksi olisi parasta istua alas hallituksen kanssa ja tehdä lista niistä asioita, joita huoltoyhtiöltä halutaan.
Pia Määttä.
”On mietittävä ihan yksityiskohtaisella tasolla, että halutaanko esimerkiksi siivous kaksi kertaa viikossa, tai että tarvitaanko avainhallinta tai LVI-päivystys.”
Isännöitsijä voi auttaa taloyhtiön hallitusta hahmottamaan, millaisiin tekijöihin kannattaa kiinnittää huomiota.
”Kaikki isommat asiat kannattaa kilpailuttaa.”
”Jos tiedämme taloyhtiön laatukriteerit, voimme ehdottaa ratkaisua. Usein käymme läpi, minkälaista huoltokalustoa palveluntarjoajalla on, tai paljonko heillä on henkilöstöä. Pienelle taloyhtiölle pieni yhden hengen huoltoyhtiökin voi riittää, mutta isommalle ei”, hän selventää.
Meklarit ja konsultit avuksi
Huoltoyhtiön kilpailuttamisen lisäksi taloyhtiö voi kilpailuttaa esimerkiksi energian hinnan, joskin Pia Määtän mukaan suurin osa ainakin isoimmista isännöintitoimistoista käyttää sähkömeklaria. Silloin energia voidaan ostaa massana ja saada painettua hintaa alaspäin.
”Sopimukset kilpailutetaan meklarin toimesta ja kiinnitetään pariksi vuodeksi eteenpäin. Se on selkeästi asiakkaan etu.”
Muita kilpailutettavia sopimuksia voivat olla vaikkapa vakuutukset, jätehuolto, laajakaistapalvelut, laajemmat kiinteistön kunnossapitoon liittyvät palvelut sekä mahdolliset lisäpalvelut, kuten vaihtomatot.
Määttä neuvoo kilpailuttamaan nyt etenkin hissin huollon tarjoajat, sillä niiden hinnoissa on tällä hetkellä huomattavia eroja, vaikka sopimusten sisältö ei kovinkaan paljon yleensä eroa toisistaan.
Nyrkkisäännöksi Määttä antaa, että kaikki isommat asiat kannattaa kilpailuttaa. Pikkuhuoltoja ei hänen mukaansa ole välttämättä järkeä kilpailuttaa, sillä siihen menee usein kohtuuttomasti aikaa suhteessa hyötyyn, jonka siitä voi saada.
”Onhan kilpailuttaminen usein aikaa vievä prosessi. Pyrimme laittamaan aina viidestä kahdeksaan tarjouspyyntöä, sillä minimissään tarjouksia pitäisi saada kaksi, mielellään kolme. Silloin voi jo tehdä jonkinlaista vertailua.”
Jos kyseessä on jokin iso remonttiurakka, Reimillä saatetaan pyytää lisäksi näkemystä rakennuttajakonsultilta, joka osaa hahmotella kustannusarvion suuruusluokkaa.
Säästöjä saa muualtakin
Sopimusten kilpailuttaminen kuuluu olennaisesti isännöitsijän tehtäviin. Pia Määtän mielestä kilpailuttamaan ei kuitenkaan tule lähteä vain kilpailuttamisen takia. Hän patistaa sen sijaan käymään läpi sopimukset säännöllisesti läpi ja pysymään hereillä niiden kanssa.
”Jos esimerkiksi laajakaistasopimus on menossa umpeen, yleensä samalta operaattorilta saa huomattavan alennuksen, jos ottaa yhteyttä ja sanoo, että pian on kilpailuttamisen paikka”, hän naurahtaa.
Hän painottaa myös, että säästöjä saa muutenkin kuin kilpailuttamalla. Energiankulutuksessa on saatu aikaan merkittäviäkin säästöjä yleisten tilojen lämpötiloja pudottamalla. Toinen simppeli keino voi löytyä vesimittarin koon pienentämisestä.
”Ainakin täällä Jyväskylässä kuukausittainen perusmaksu määräytyy vesimittarin koon perusteella, ja varsinkin vanhoissa taloyhtiöissä vesimittarin koko on usein suurempi kuin mitä sen tarvitsisi olla.”
Eikä kannata unohtaa tarkastella laskuja huolellisesti.
”Monilta palveluntarjoajilta tulee automaattisesti laskut massalaskutuksena, ja laskuissa saattaa olla virheitä. Joskus voi käydä myös niin, että sopimukseen kuuluvaa laskutusta yritetään laskuttaa erillislaskulla”, hän sanoo.
Mitä laki sanoo kilpailuttamisesta?
Laki ei aseta kilpailutusvelvollisuutta taloyhtiölle, mutta se kuuluu hyvään hallintotapaan. Taloyhtiö voi siis itse pohtia onko sen järkevää tehdä kilpailutus vai ei.
Asianajotoimisto Lexian Matias Liespuu muistuttaa kuitenkin, että jos kilpailuttaminen laiminlyödään ja sen seurauksena yhtiölle aiheutuu vahinkoa, voi taloyhtiön hallitus tai sen jäsen joutua vastuuseen.
Jos suorahankinta osoittautuu taloudellisesti ja toiminnallisesti järkeväksi, tulee senkin olla selkeästi perusteltua, ja nämä perusteet on hyvä kirjata hallituksen hankintapäätökseen.
Liespuu neuvoo myös toimimaan selkeästi ja avoimesti kilpailutusten suhteen.
”Avoimuusperiaate tarkoittaa jatkuvaa avointa tiedottamista yhtiön asioista osakkaille ja asukkaille, jotta nämä voivat ennakoida taloyhtiön toiminnan ja talouden vaikutukset omaan asumiseensa ja talouteensa sekä osallistua aktiivisesti yhtiökokouksiin ja taloyhtiön toimintaan”, hän sanoo.
On myös tärkeää hankkia ratkaisun taustaksi tilanteen edellyttämä asianmukainen tieto ja huomioida, ettei päätöksentekoon saa vaikuttaa hallituksen jäsenten tai isännöitsijän eturistiriidat tai osakkeiden senhetkisten omistajien henkilökohtaiset tarpeet.