Kun isännöitsijä tuo hallituksen tietoon ongelman, hyvällä isännöitsijällä on samalla esittää siihen myös ratkaisu, sanoo uudiskohteiden parissa työskentelevä isännöitsijä Peter Jokisalo.
Teksti Emma Nikander
Peter Jokisalo, 45, viihtyy työssään isännöitsijänä hyvin. Hän kuitenkin ehti tehdä monenlaista, ennen kuin päätyi tosissaan tutkimaan isännöintialan mahdollisuuksia. Tradenomiksi Helsingissä opiskellut Jokisalo ei löytänyt valmistumisen jälkeen koulutusta vastaavaa työpaikkaa pääkaupungista. Niinpä tie vei vaimon kotikonnuille Tampereelle, ja työnhaun suuntakin muuttui. Jokisalo työskenteli keittiökalusteyrityksessä ja opiskeli työn ohessa lapsuuden haaveammattiinsa puusepäksi. Hänellä oli myös alan yritys.
– Mutta kun saimme lapsia, aloin miettiä, että jotakin muutakin voisi tehdä. Halusin myös hyödyntää amk-tutkintoani. Ajatuksia isännöinnistä ammattina oli muhinut mielessäni jo pitkään, ennen kuin ryhdyin ottamaan asiasta tosissani selvää. Sen myötä ajatus kirkastui.
Isännöintiala tuntui omalta. Nyt Jokisalo on työskennellyt isännöitsijänä kahdeksan vuotta. Hän on töissä Kiinteistötahkola Tampere Oy:lla ja huolehtii siellä uudiskohteista.
– Tämä on ollut minun juttuni. Aluksi piti tosin tinkiä omasta perfektionismista: ala on sellainen, että asioita tulee pöydälle tiuhaan tahtiin. Kokemus ja ympärille rakentuva verkosto kuitenkin helpottavat niin, ettei jokaista asiaa tarvitse pureskella alusta alkaen. Monet asiat saa tehokkaasti työpöydältä eteenpäin esimerkiksi kiinteistöhuollon ja yhteistyökumppaneiden avulla.
”Tämä on ollut minun juttuni.”
Mitä työviikkoosi sisältyy? Entä mikä työssäsi on parasta?
Toimistolla tehtävät vaihtelevat autopaikka-asioista miljoonien eurojen lainojen käsittelyyn. Työskentelen lähinnä uudiskohteiden parissa. Niissä on tietynlaisia lainalaisuuksia, jotka tulevat suoraan asunto-osakeyhtiölaista, ja jotka aiheuttavat valmisteluja. Työni pyörii siis paljon uudiskohteiden perustamisen, vuositarkastusten ja takuukorjausten ympärillä. Vanhin kohteeni on itseäni 10 vuotta nuorempi, mutta loput ovatkin sitten valmistuneet 2020-luvun molemmin puolin.
Nautin hiljaisista toimistopäivistä esimerkiksi loma-aikoina. Toimisto ympärillä rauhoittuu ja tämä vähentää kiireen tuntua.
Pidän hallituksen kokouksista ja yhtiökokouksista, olivat ne sitten lähikokouksia tai etäyhteydellä järjestettyjä. Ne ovat työllistäviä, ne pitää valmistella hyvin ja kokouksista tulee yleensä paljon asioita hoidettavaksi, mutta on mukava tavata heitä, jotka maksavat palkkamme. Tämä on hyvin vahvasti asiakaspalveluammatti.
Millainen on hyvä isännöitsijä?
Mielestäni isännöitsijän on hyvä olla ulospäinsuuntautunut, vaikka kaikkien ei tarvitsekaan olla suupaltteja. Kokouksissa pitää kuitenkin esitellä asioita ja ottaa tarvittaessa niihin myös kantaa.
Proaktiivisuus on tärkeää, samoin se, että viestintää ja tiedottamista on sopivissa määrin. Isännöitsijän pitää olla aikaansaava ja kykenevä selvittämään asioita. Aika usein asiat jäävät keskeneräisiksi ja vievät aikaa, ja sitä keskeneräisyyttä pitää pystyä myös sietämään.
Hyvä isännöitsijä on sellainen, joka löytää ratkaisut taloyhtiön ongelmiin. Kun isännöitsijä tuo hallituksen tietoon ongelman, hyvällä isännöitsijällä on samalla esittää hallitukselle ongelmaan myös ratkaisu. Näin syntyy luottamus asiakkaan ja isännöitsijän välille.
Miten isännöinti on muuttunut vuosien aikana?
Mieleeni tulee kaksi asiaa: paperittomuus ja digitaalisuus.
Uudiskohteissa paperinen viestintä loistaa poissaolollaan, mikä on hieno juttu. Minulla on ollut fyysinen mappi jokaiselle yhtiölle, ja tuoreimmissa mapeissa on enää hyvin vähän paperia. Arkistoissamme on vanhempia yhtiöitä, joilla saattaa olla kymmenittäinkin mappeja. Kaikki sujuu nykyään sähköisenä. Saunavuorot, autopaikat ja pesuhuoneet varataan sähköisessä muodossa. Myös hallitus voi hoidella taloyhtiön asioita kännykällä.
Korona aiheutti myös isännöintialalla digiloikan. Teamsit ja Google Meetsit tulivat sen myötä käyttöön.
Entä mihin suuntaan isännöintiala on mielestäsi kulkemassa?
Taloyhtiöiden tekniikka lisääntyy koko ajan. Maalämpö on nykypäivää kaukolämmön rinnalla. Nyt tulevat energiatehokkuus, aurinkopaneelit ja viilennystoiminnot, mitkä haastavat isännöintiäkin uudella tasolla. Pitää olla teknistä tietotaitoa, jos ei isännöitsijällä itsellään, niin ainakin toimistolla. Kiinteistötahkolalla olemme suunnannäyttäjiä toiminnanohjausjärjestelmän suhteen ja haluamme tuoda alalle uusia tuulia. Olemme kehittäneet oman isännöinti- ja toiminnanohjausjärjestelmän, ja sen avulla taloyhtiön asioita voidaan hoitaa ajasta ja paikasta riippumatta. Hallituksilla ja osakkailla on käytössään portaali, minkä kautta asiakas saa käyttöönsä reaaliaikaiset digitaaliset isännöintipalvelut. Kehitämme järjestelmää koko ajan eteenpäin.
Mikä työssäsi on haasteellisinta? Mikä vie eniten aikaa?
Monesti päivä saattaa koostua monista pienistä asioista ja olla hyppimistä tehtävästä ja viestintäkanavasta toiseen. Joskus myös tuntuu, että sähköposti on uusi puhelin, ja asioiden pitäisi olla hoidossa samalla sekunnilla. Tietysti tehtävät on hoidettava ajallaan, mutta ihmisillä on nykyään kova kiire asioidensa kanssa, ja se paistaa ajoittain läpi myös viesteissä.
Autojen sähkölataus aiheuttaa tänä päivänä haasteita. Jos autopaikat ovat yhtiön hallinnassa, päätöksenteko on jouhevampaa kuin jos paikat ovat osakaspaikkoja. Kun latausasia vielä yhdistetään hätäisyyteen tai kiireeseen, voi edessä olla hankala tilanne. Osakas haluaisi hankkia sähköauton ja sille pitäisi saada latauspiste pikaisesti, mutta se vaatii yhtiötasolla paljon. Aiheesta pitää päättää hyvin usein yhtiökokouksessa ja muuttaa ehkä yhtiöjärjestystäkin. Se ei ole ihan helppo juttu, varsinkin jos halukkuus lataukseen on kokonaisuutena yhtiössä vähäistä. Edessä saattaa olla pettymys.
Kuinka pidät ammattitaitoasi yllä?
Meillä on firman puolesta valtakunnallisia koulutuksia, ja sen lisäksi Tampereen toimiston sisällä omia koulutusrunkoja. Aiheena voi olla esimerkiksi lakimuutoksia, sähkölatausasioita, uudistuksia tai säädöksiä. Alkuvuodesta, kun tilinpäätösten aika on käynnistymässä, käydään koulutuksissa läpi perusjuttuja esimerkiksi talousasioista.
Osallistun vain vähän työpaikan ulkopuolisiin koulutuksiin, sillä myös työn ulkopuolella arkeni on melko kiireistä.
Miten varmistut viestinnän onnistumisesta asukkaiden ja osakkaiden kanssa?
Kannustan tekemään viestintää omalla persoonalla, ja koetan itsekin tuoda omaa tyyliäni tiedottamiseen.
Pyrin aina pitämään sekä hallituksen että osakkaat kartalla siitä, missä mennään. En tukehduta heitä tietoon, mutta mikrotiedotan hallitukselle nopeasti olennaisista asioista, jotka ovat esimerkiksi nytkähtäneet eteenpäin. Heidän tulee olla asioista kartalla. Hankalin tilanne on se, että isännöitsijä on kyllä edistänyt asioita, mutta kukaan ei tiedä siitä. Se voi aiheuttaa pahimmillaan reklamaatioita, mikäli hallitus luulee, ettei sovittuja asioita ole tehty.
Jos minulle tulee useampia viestejä samasta aiheesta, mietin, olenko tiedottanut asiasta puutteellisesti tai virheellisesti. Silloin on syytä rehdisti täydentää ja pahoitella asiaa. Mokat ovat inhimillisiä ja myös inhimillisyys saa isännöitsijässä näkyä. Virheen kohdalla nostetaan käsi pystyyn ja kerrotaan, miten tilanne aiotaan korjata. Se herättää enemmän luottamusta kuin mokan piilottaminen.
Millaisia vinkkejä antaisit taloyhtiöille isännöitsijän valintaan? Entä tilanteeseen, jossa yhteistyö ei syystä tai toisesta toimi?
Mielestäni esimerkiksi yhtiöiden määrä ei ole olennainen asia, vaan se, että saa isännöitsijäksi hyvän tyypin, jonka kanssa on helppoa tehdä yhteistyötä ja jolla on tekemisen meininkiä. Joskus hallitus toki valitsee vain toimiston, ei isännöitsijää.
En siksi katsoisi valinnassa liikaa cv:tä tai kohdemäärää. Henkilön tulee olla vastaanottavainen ja asenteen pitää olla kunnossa.
Joskus tulee vastaan tilanteita, joissa yhteistyö hallituksen ja isännöitsijän välillä ei yksinkertaisesti toimi. Silloin lähtisin ensin tiedustelemaan hallitukselta, mitkä ovat heidän näkemyksensä ja kokemuksensa siitä, miten isännöintiä pitäisi hoitaa. Ehdotan herkästi, että kokoonnutaan yhteisen pöydän ääreen miettimään asiaa, sillä sähköpostiviestittely saa aikaan yleensä vain huonon lopputuloksen. Sähköposti voi olla aika julma työkalu, ja viestin voi usein tulkita monella tapaa. Jos hallituksen vaatimuksiin ei voi vastata tai yhteistyön jatkaminen ei mitenkään onnistu, silloin mietitään henkilön vaihdosta. Se ei kuitenkaan ole ensisijainen vaihtoehto.
“Yhtiöiden määrä ei ole olennainen asia, vaan se, että saa isännöitsijäksi hyvän tyypin.”
FAKTA
Peter Jokisalo, 45, työskentelee Kiinteistötahkola Tampere Oy:ssa isännöitsijänä.
Asuu vaimonsa ja 4 lapsensa kanssa Tampereella.
Toiminut isännöitsijänä kahdeksan vuotta. Hoitaa työssään pitkälti uudiskohteita.
Opiskellut ammattikorkeakoulussa liiketaloutta. Lisäksi puuseppä.