Uuteen huoneistotietojärjestelmään siirtyminen tulisi tehdä tämän vuoden loppuun mennessä. Kuitenkin vasta alle viidennes taloyhtiöistä on sen tehnyt.
Teksti Maria Markus
Kaikkien taloyhtiöiden tulisi siirtyä uuteen, sähköiseen huoneistotietojärjestelmään tämän vuoden loppuun mennessä. Sen jälkeenkin siirtyminen onnistuu, mutta ei enää maksutta.
”Ensi vuoden alusta alkaen perimme siirtymisestä hinnaston mukaisen maksun”, Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmästä vastaava johtaja Janne Murtoniemi sanoo.
Se, kuinka paljon hinnaston mukainen maksu on, ei ole vielä selvillä.
”Se tulee perustumaan asetuksiin ja olemaan sellainen, että se vastaa Maanmittauslaitokselle työstä aiheutuvia kuluja.”
Laki, jolla osakeluettelon ylläpito siirretään Maanmittauslaitokselle, tuli voimaan jo vuonna 2019. Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelu avattiin huhtikuussa 2020. Silti vielä tämän vuoden huhtikuun loppupuolella uuteen huoneistotietojärjestelmään siirtyneitä taloyhtiöitä oli vain 18,5 prosenttia.
Janne Murtoniemi kertoo, että taloyhtiöitä on informoitu siirtymästä monella eri foorumilla ja lisäksi niille on lähetetty aiheesta infokirjeitä, joten tiedonpuutteesta siirtymisen hitaus ei pitäisi johtua.
Janne Murtoniemi.
Siirtymistä on hidastanut hänen näppituntumansa mukaan ennen kaikkea se, että ihmisillä tuppaa olemaan luontainen taipumus lykätä toimintaa lähelle määräajan päättymistä.
”Lisäksi monet isännöitsijät ja taloyhtiöt ovat varmaankin odottaneet, että järjestelmät ovat täysin valmiina, ennen kuin siirtoja aletaan tehdä”, Murtoniemi sanoo.
Tarvittavat järjestelmän rajapinnat ovat Maanmittauslaitoksen puolelta olleet kuitenkin jo pitkään valmiina, joten jos osakeluettelo on ollut omassa järjestelmässä digitaalisessa muodossa ja muuten kunnossa, sen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään on onnistunut ainakin periaatteessa automaattisesti.
”Mutta toki siirrettäviä tietoja on pitänyt tarkistaa, mikä on aiheuttanut toimijoille konkreettista työtä.”
Huoneistotietojärjestelmään kerätään kattavat tiedot osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista, sekä perustiedot taloyhtiöstä, osakkeista ja niillä hallittavista osakehuoneista. Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen ja lainan vakuutena.
Uuden, sähköisen järjestelmän katsotaan parantavan asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta. Esimerkiksi riski painettujen osakekirjojen katoamisesta poistuu ja panttausprosessi helpottuu.
”On totta kai hyödyllistä, että tiedot saadaan jatkossa luotettavasti yhdestä paikasta ja voidaan esimerkiksi rakentaa luotettavia kaupankäyntipalveluja”, Janne Murtoniemi toteaa.
”Ja alkaahan paperimaailma siirtyä historiaan muutenkin. Jotta taloyhtiöt voivat hoitaa normaaleita velvoitteitaan, ja esimerkiksi saada tietonsa positiiviseen luottotietorekisteriin, on niiden hallinnollisten tietojen siirryttävä sähköiseen muotoon joka tapauksessa.”
Uudet, vuonna 2019 ja sen jälkeen perustetut taloyhtiöt perustetaankin jo digitaalisesti, Patentti- ja rekisterihallituksen sähköisessä palvelussa. Niinpä niiden tiedot osakehuoneistoista ja niiden ensimmäisistä omistajista siirtyvät suoraan huoneistotietojärjestelmään, ja osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä.
Siirtyminen uuteen huoneistotietojärjestelmään koskee siten vain vanhoja, ennen vuotta 2019 perustettuja yhtiöitä. Siirtyminen on asunto-osakeyhtiöille pakollinen, mutta keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoinen.
Kennet Niinimäki.
Osakehuoneistorekisteriin siirrytään kaksivaiheisesti. Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Sen jälkeen taloyhtiö ilmoittaa asiasta kaikille osakkeenomistajille, ja jokaisen osakkaan tulee vielä hakea sähköistä omistuksen rekisteröintiä sekä osakekirjan mitätöintiä Maanmittauslaitokselta.
Turun seudulla toimiva Uniko Isännöintipalvelut Oy siirsi koko osakeluettelokantansa uuteen järjestelmään hyvissä ajoin, jo vuonna 2020, osin käsityönä.
”Karkeasti arvioiden pari kuukautta siihen meni, kun sitä tehtiin muun työn ohessa. Teimme urakan kesällä, kun muuten oli rauhallisempaa”, muistelee Unikon johtava isännöitsijä Kennet Niinimäki, joka on ollut myös Maanmittauslaitoksen työryhmässä kehittämässä huoneistotietojärjestelmää.
Hän kertoo, että uusien asiakkaiden syöttäminen järjestelmään sujuu helposti ja nopeasti, mutta vanhemmissa asiakkuuksissa menee aikaa, sillä niiden kohdalla on usein selvitettävä monia yksityiskohtaisia tietoja.
”Esimerkiksi kuolinpesälle voi olla yksi tiedossa vain yksi yhteyshenkilö, mutta järjestelmään pitää listata kaikki kuolinpesän osakkaat. Tällaisissa tilanteissa voi joutua vaivaamaan isännöitsijöitä ja metsästämään erilaisia papereita.”
Hän on myös huomannut, että tietojen järjestelmään syöttämisessä pitää olla tarkkana, sillä virheiden korjaaminen ei käy ihan käden käänteessä.
Huoneistotietojärjestelmän tarkoituksena on siis vähentää paperityötä. Unikon Kennet Niinimäki ei ole vielä täysin vakuuttunut siitä, ainakaan nykymuotoisena.
”Meillä on edelleen sama velvollisuus toimittaa tietoja. Mutta varmasti järjestelmä helpottaa jo monen muun toimialan, kuten pankkialan toimintaa”, hän miettii.
Hän on huomannut, että järjestelmään siirtymisessä ollaan hyvin eri tasolla eri yrityksissä. ”Joissakin yrityksissä hommat tehdään vielä perinteisesti paperilla ja kynällä.”
Maanmittauslaitoksella on kuitenkin suuri luotto siihen, että kesän ja loppuvuoden aikana pienetkin taloyhtiöt ja isännöintitoimistot siirtyvät nykyaikaan ja sähköiseen järjestelmään.
”Uskoisin, että kevään yhtiökokousten jälkeen alkaa tapahtua. Olen luottavaisin mielin sen suhteen, että siirtymä saadaan tämän vuoden puolella tehtyä. Yhteistyö isännöitsijöiden kanssa on ollut hyvää”, summaa Maanmittauslaitoksen Janne Murtoniemi.