Nykyaikana taloyhtiön onnistuneeseen viestintään on tarjolla paljon erilaisia tapoja, mikä sekä helpottaa että tehostaa viestintää. Loppupeleissä tehokas ja avoin viestintä lisää asukkaiden viihtyvyyttä. Sen kautta taloyhtiön maine paranee, joka kasvattaa koko talon arvoa.
Teksti Teppo HirviKunnas Kuvat ShutterStock
Tehokas ja avoin viestintä on avainasemassa taloyhtiön asukkaiden tasa-arvoisuuden, asukastyytyväisyyden, osallistumisen ja tietysti myös lainmukaisuuden kannalta. Asiasta on puhuttu jo vuosia ja aiheesta on laadittu vuonna 2015 Isännöintiliiton, Kiinteistöliiton ja Oikeusministeriön yhteinen suosituskin, mutta silti monen taloyhtiön viestinnässä on puutteita. Selvitimme, mitä onnistunut taloyhtiöviestintä vaatii.
Viestinnällä monia hyötyjä
Kun taloyhtiössä viestitään avoimesti, moni asia sujuu helpommin.
Avoimuus luo luottamusta asukkaiden ja hallinnon välille. Kun tiedotus on säännöllistä ja läpinäkyvää, asukkaat kokevat tulevansa huomioiduiksi ja kuulluiksi. Se puolestaan lisää mielenkiintoa taloyhtiön asioihin ja osallistumista asukaskokouksiin ja -kyselyihin. Osallistumisaktiivisuus taas parantaa päätöksenteon laatua ja oikeudenmukaisuutta.
Asukkaille tiedottaminen esimerkiksi suunnitelluista remonteista, turvallisuusohjeista tai muista kiireellisistä asioista auttaa välttämään epäselvyyksiä ja vahinkoja. Lisäksi asukkaat voivat varautua muutoksiin elämässään ja asumisessaan, kun he ovat ajan tasalla siitä, mitä yhtiössä tapahtuu.
Lisäksi onnistunut viestintä luo yhteisöllisyyttä ja hyvää henkeä. Tietäessään naapureistaan ja taloyhtiön tapahtumista asukkaat voivat tuntea kuuluvansa osaksi yhteisöä.
Kuka viestii ja mistä?
Pääasiassa taloyhtiön viestintä on viestintää taloyhtiön – eli siis hallituksen tai isännöitsijän – suunnasta taloyhtiön asukkaille ja osakkaille. Yhtiön tärkeimmät ja välttämättömimmät tiedotteet koskevat tulevia yhtiökokouksia tai kokouksissa tehtyjä päätöksiä. Toisinaan yhtiö tiedottaa tulevista korjaus- ja huoltotöistä, vaikka monesti tiedottamisen hoitaakin urakoitsija. Toisaalta yhtiöllä voi olla tarvetta vaikkapa muistuttaa taloyhtiön säännöistä ja ohjeista esimerkiksi jätehuoltoon, yhteistilojen siisteyteen tai lemmikkieläinten pitämiseen liittyen.
Joskus osakkaalle ja asukkaalle täytyy välittää tietoa taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta tai vastikkeiden muutoksista, vaikka nämä sisältyvätkin yleensä vuosikokoukseen.
Huoltoyhtiön viestintä on taas pääasiassa päivittäiseen talon huoltoon tai muuten huoltoyhtiön rooliin liittyvää viestintää.
Viestintä voi tottakai olla myös asukkailta ja osakkailta päin tulevaa viestintään hallitukselle, mutta yleensä he viestivät kuitenkin isännöitsijälle tai huoltoyhtiölle.
Viestintäkanavat
Nykypäivänä käytettävissä on laaja valikoima erilaisia viestintäkanavia. Perinteisten paperisten tiedotteiden lisäksi sähköiset kanavat ovat myös taloyhtiöissä yleistyneet. Sähköisiä viestintävälineitä, joita taloyhtiötkin voivat käyttää, ovat esimerkiksi sähköposti, taloyhtiön verkkosivut ja erilaiset sosiaalisen median alustat, kuten Facebook ja WhatsApp-ryhmät.
Sähköisten kanavien etuna on niiden nopeus ja helppous. Läheskään kaikki asukkaat eivät kuitenkaan halua, ehdi tai osaa käyttää digitaalisia kanavia tai seurata sosiaalista mediaa. Vaikka sähköiset viestintäkanavat ovat kasvattaneet suosiotaan, perinteinen posti ja paperitiedotteet ovat siis edelleen tärkeitä.
Sähköisten viestintäkanavien käytössä on myös huomioitava asunto-osakeyhtiölain asettamat vaatimukset. Esimerkiksi yhtiökokouskutsua ei voi toimittaa sähköisesti niille osakkaille, jotka eivät ole antaneet suostumustaan kyseisen viestintämenetelmän käyttöön. Sähköisten viestintämenetelmien käyttöönottoa suunniteltaessa olisikin varmistettava, ettei päätös vaaranna osakkaiden tasapuolisia tiedonsaantioikeuksia.
Sähköposti on yksi yleisimmistä tavoista tiedottaa asukkaille. Sähköposti mahdollistaa pitkienkin viestien lähettämisen ja liitetiedostojen jakamisen. Hallituksen ja isännöitsijän tulee pyytää asukkailta ajantasaiset sähköpostiosoitteet ja varmistaa, että tieto kulkee kaikille asukkaille.
Perinteinen posti on edelleen monissa taloyhtiöissä käytössä erityisesti tärkeiden ja virallisten tiedotteiden lähettämiseen. Tällaisia ovat esimerkiksi asukaskokouskutsut, äänestykset ja muut tärkeät päätökset. Paperitiedotteita voidaan jakaa suoraan asukkaiden postiluukkuihin tai käyttää myös ilmoitustauluilla.
Fyysiset ilmoitustaulut ovat edelleen tärkeä viestintäkanava. Niille kannattaa sijoittaa tärkeitä ja keskeisiä tiedotteita, kuten käytännön ohjeita ja tärkeitä päivämääriä.
Digitaaliset infotaulut ovat tehokas tapa jakaa tietoa taloyhtiön asukkaille. Niiden sisältöä on helppoa päivittää ja ne voivat mahdollistaa myös liikkuvaa kuvaa ja jopa interaktiivista sisältöä. Sisältöä voidaan päivittää lähes reaaliajassa.
Taloyhtiön verkkosivut voivat toimia taloyhtiön informaation keskuksena. Ne voivat sisältää kootusti esimerkiksi tärkeät yhteystiedot, hallituksen kokousaikataulut ja aiheet, taloyhtiön säännöt ja ohjeet, asiakirjat, muutto- ja remontti-ilmoituskaavakeet ja tietoa ajankohtaisista tapahtumista. Verkkosivustolle voi myös integroida esimerkiksi saunavuorot ja autopaikat. Verkkosivuston tulisi olla helppokäyttöinen ja sitä täytyy päivittää säännöllisesti. Tarjolla on myös isännöinnin hallintajärjestelmiä, joihin voi sisätyä sekä viestintätoiminnot että taloyhtiökohtaiset verkkosivut.
Sosiaalisen median alustat, kuten Facebook, voivat olla hyödyllisiä informaation jakamisessa. Niitä voi käyttää epävirallisempaan tiedottamiseen ja keskusteluun asukkaiden kanssa. On tärkeää muistaa, että näiden alustojen käyttö vaatii aktiivista seurantaa ja valvontaa.
Asukaskokoukset ovat erinomainen tilaisuus tiedottaa ja keskustella tärkeistä asioista suoraan asukkaiden kanssa.
Tekstiviesti on edelleen nopea ja tehokas tapa lähettää lyhyitä viestejä, muistutuksia ja tietoa esimerkiksi vesikatkosista.
Digitaaliset porrasnäytöt ovat kerrostaloissa hyvä tapa tiedottamiseen. Tiedot on helppo päivitää etänä ja joissain järjestelmissä samat tiedot ovat luettavissa taloyhtiön verkkosivulla ja mobiilisovelluksissa.
Monta kanavaa pitkin
Erilaisten viestintätapojen yhdistäminen ja samanaikainen käyttö vaatii aikaa ja vaivaa, mutta se kannattaa. Pidättäytyminen vain yhdessä tai muutamassa perinteisessä viestintäkanavassa voi nimittäin pahimmillaan johtaa siihen, että tieto ei tavoita kaikkia osakkaita ja asukkaita. Yksisuuntaiset kanavat, kuten paperinen posti, eivät myöskään mahdollista taloyhtiön ja osakkaan välistä vuorovaikutusta, joka on olennainen osa tehokasta ja osallistavaa viestintää. Asukkailla on usein hyviä ideoita ja näkemystä siitä, kuinka taloyhtiötä tulisi kehittää, ja ilman sopivaa viestintäanavaa ne jäävät hyödyntämättä.
Taloyhtiössä on huomioitava se, että tiedon täytyy olla yhdenmukaista kaikissa käytetyissä kanavissa. Lisäksi on tärkeää arvioida viestintäkanavien tehokkuutta ja tarpeellisuutta säännöllisesti, jotta viestintästrategiaa voidaan tarvittaessa muuttaa.
Ratkaisuja tehokkaaseen ja monikanavaiseen viestintään?
Digitalisaatio mahdollistaa tehokkaan monikanavaisen ja kaksisuuntaisen viestinnän. Vaikka monikanavaisuus on suositeltavaa, voi usean paikkaan hajaantunut viestintä tuntua vaikealta hallita.
Viestintään on saatavilla nykyään useita erilaisia ratkaisuja ja palveluja. Tässä niistä muutama esimerkki:
One4All tarjoaa erilaisia digitaalisia viestinnän ja asumisen palveluratkaisuja taloyhtiön tarpeisiin.
Vii.lu on kattava niin digitaalisen viestinnän kuin päätöksenteon ja hallinnon työkalu taloyhtiöille ja isännöintitoimistoille.
Vii.luHausvise on laajempi isännöintijärjestelmä joka sisältää myös asiointikanavan asukkaille taloyhtiöön ja omaan asumiseen liittyvissä asioissa.
Asio tarjoaa ratkaisuja taloyhtiön asukasvarauksille yhteistiloihin ja saunavuoroille. Saunavaraukset myös infonäytöltä. Varausten maksu verkkomaksuna. Älylukon avaus varaukselle SMS-ovikoodilla.
AsioKiinkoakatemian “Hyvä viestintä taloyhtiössä” -koulutuksessa käydään läpi sekä taloyhtiön vuodenkiertoon kuuluvia viestinnän tilanteita että poikkeustilanne- ja korjaushankeviestintää.
Tehokas asukastiedottaminen
Avoin viestintä ei synny itsestään, vaan se vaatii suunnittelua ja jatkuvaa panostamista. Tehokas asukastiedottaminen noudattaa seuraavia periaatteita:
Säännöllisyys: Tiedotteita ja ajankohtaista tietoa tulee jakaa säännöllisesti. Tämä auttaa asukkaita hahmottamaan, milloin uutta informaatiota on odotettavissa.
Selkeys: Tiedotteet tulee kirjoittaa tiiviisti ja selkeästi. Tarvittaessa monimutkaisempia asioita voi avata lisämateriaalissa tai antamalla mahdollisuuden kysymyksiin.
Monipuolisuus: Hyödyntämällä erilaisia viestintäkanavia voidaan tavoittaa mahdollisimman suuri osa asukkaista. Jotkut saattavat suosia sähköpostia, kun taas toiset seuraavat aktiivisemmin somekanavia. Osa lukee vain paperisen postin.
Palaute: Asukkaita kannattaa kannustaa antamaan palautetta viestinnästä. Heiltä kannattaa pyytää myös suoraan viestinnänparannusideoita. Tämä auttaa ymmärtämään, mikä toimii ja mitä täytyy vielä kehittää.
Reagointi: Jos asukkaat esittävät kysymyksiä tai huolenaiheita, niihin pitää pyrkiä vastaamaan mahdollisimman nopeasti. Tämä osoittaa, että heidän mielipiteensä ja kysymyksensä ovat tärkeitä.
Yhtiökokouksesta tiedottaminen: Kokouksen aika ilmoitetaan osakkaille hyvissä ajoin ennen kokouskutsun lähettämistä. Osakkaille annetaan ennen yhtiökokousta tietoa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista ja sen lisäksi ilmoitetaan ajankohta, mihin mennessä osakkaiden pitää esittää käsiteltäväksi haluamansa asia ja mihin sähköposti- tai postiosoitteeseen esitys lähetetään.
Lataa tästä Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton suositus taloyhtiön viestintää koskevista asunto-osakeyhtiölain säännöksistä ja niitä täydentävästä hyvästä tavasta. Suosituksen tavoitteena on parantaa viestinnän käytännön toteuttamista osapuolten välillä.
Taloyhtiön viestintäsuositus (PDF)Sähköinen viestintä taloyhtiössä
Sähköisten viestintämenetelmien yleistyessä myös monessa taloyhtiöissä pohditaan, kuinka yhtiön sisäistä tiedonkulkua voisi sähköistää osakkaiden tiedonsaantioikeuksia vaarantamatta. Vaikka etenkin nuorempi ikäpolvi saattaa kokea sähköisten viestintämenetelmien käytön ja niistä koituvat hyödyt itsestäänselvyydeksi, on taloyhtiössä kuitenkin huomioitava myös sellaiset asukkaat, joilta sähköisten kanavien käyttö ei syystä tai toisesta luonnistu.
Onko pyykkituvan varausjärjestelmä siis mahdollista siirtää verkkoon? Voiko yhtiö tiedottaa pihatalkoista yksinomaan sosiaalisessa mediassa? Laki antaa vain niukasti ohjausta tämän kaltaisiin kysymyksiin, mutta niitä voi tarkastella yleisten periaatteiden näkökulmasta.
Yhtiökokousta koskeva viestintä
Asunto-osakeyhtiölaissa on nimenomainen säännös koskien yhtiökokouskutsun toimittamistapaa. Lain mukaan kirjallinen kokouskutsu on toimitettava jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa tai joka on ilmoittanut sähköpostiosoitteen tai muun tietoliikenneyhteyden kutsun toimittamista varten.
Yhtiökokouskutsua ei siis voida toimittaa sähköisesti niille osakkaille, jotka eivät ole antaneet suostumustaan kyseisen viestintämenetelmän käyttöön. Kokouskutsun toimittaminen sähköisesti edellyttää, että osakas on ilmoittanut tietoliikenneyhteytensä nimenomaan yhtiökokouskutsun toimittamista varten. Hallituksen muuta kautta tai muuta tarkoitusta varten saama tieto osakkaan tietoliikenneyhteydestä ei siis oikeuta toimittamaan kokouskutsua kyseisen tietoliikenneyhteyden välityksellä.
Muu tiedonkulku yhtiössä
Asunto-osakeyhtiölaissa olevan yhdenvertaisuusperiaatteen mukaan yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä ei saa tehdä päätöstä tai ryhtyä muuhun toimenpiteeseen, joka voi tuottaa osakkeenomistajalle tai jollekulle muulle epäoikeutettua etua yhtiön tai toisen osakkeenomistajan kustannuksella. Kuten lain sanamuodosta ilmenee, yhdenvertaisuusperiaatteen soveltamisala on laaja, eikä sitä voida sivuuttaa missään yhtiön päätöksenteossa.
Yhtiön suunnitellessa sähköisten viestintämenetelmien käyttöönottoa olisi päätöksenteossa varmistettava, ettei päätös kohtuuttomasti vaaranna osakkaiden tasapuolisia tiedonsaantioikeuksia. Mikäli yhtiö esimerkiksi tekisi päätöksen sellaisen viestintäjärjestelmän käyttöönotosta, joka käytännössä sulkisi osan osakkaista viestinnän ulkopuolelle, voitaisiin päätöksen katsoa olevan ainakin yhdenvertaisuusperiaatteen hengen vastainen.
Vaikka yhdenvertaisuusperiaate koskee ainoastaan osakkaita, on selvää, ettei valitun viestintämenetelmän tulisi sulkea muitakaan asukkaita näitä koskevan keskeisimmän viestinnän ulkopuolelle.
Viestintämenetelmät yhtiön ja osakkaiden tarpeen mukaisesti
Taloyhtiön suunnitellessa sähköisten viestintämenetelmien käyttöönottoa, olisi asiasta syytä käydä keskustelua osakkaiden kesken. Yleispätevää sääntöä hyväksyttävistä viestintämenetelmistä ei ole, vaan asia on ratkaistava tapauskohtaisesti. On selvää, että esimerkiksi yksinomaan diginatiiveista koostuvaan yhtiöön soveltuu eri viestintämenetelmät kuin varttuneemman ikäpolven asuttamaan yhtiöön.
Mikäli teknisiä taitoja edellyttävän uuden viestintämenetelmän käyttöönotto herättää vastustusta osakkaissa, olisi viestinnässä edelleen suositeltavaa hyödyntää monipuolisia viestintämenetelmiä.
Frans Bergman
Lexia Asianajotoimiston rakentamiseen ja asumiseen liittyvien oikeudellisten kysymysten asiantuntija.