Aktiivinen yhteisö on taloyhtiölle eduksi

Miksi aktiivisuus on tärkeää? Miten houkutella väkeä hallitukseen tai yhtiökokoukseen? Miten saada parannettua demokratiaa?

Asunto-osake on todennäköisesti yksilön suurin investointi ja varallisuuserä. Jokaisen osakkaan luulisi siis olevan kiinnostunut taloyhtiönsä asioista kuten johtamisesta, kunnossapidosta, kehittämisestä ja asumisviihtyvyydestä. Osa osakkaista onkin, mutta valitettavan moni ei osallistu edes talon yhtiökokoukseen.

Yhtiökokouksen lisäksi hallitukseen voi olla vaikea saada jäseniä. Hallitustyö saatetaan kokea liian työllistäväksi, vaikeaksi tai vastuulliseksi jopa perustasolla. Saati jos siihen kuuluu vielä taloyhtiön kehittäminen. Hallitustyöskentelyn kiinnostavuutta voi heikentää sekin, jos hallituksen työ ei aina suju toivotusti tai yhtiö on riitainen.

Luontevinta on, jos hallitus koostuu oman talon osakkaista ja asiantuntijana toimii isännöinti. Taloyhtiö ja sen omaisuus vaativat kuitenkin yhä enemmän ammattimaista ja jatkuvaa hoitoa. Joissain yhtiöissä hallitukseen voi kuulua kiinteistöalan ammattilaisia, mutta ei aina. Joskus toimiva ratkaisu voikin olla myös kokonaan ulkopuolisista koostuva ammattilaishallitus tai ainakin puheenjohtajuuden hoitaminen hallitusammattilaisen toimesta.

Yksi perinteinen houkutin on raha. Monessa taloyhtiössä nihkeillään hallituspalkkioissa, eikä niistä ei välttämättä kehdata edes keskustella. Usein vedotaan siihen, että kyse on vapaaehtoisesta tehtävästä. Hallitusammattilaisten kokouspalkkiot ovat tyypillisesti noin 300–350 euroa, minkä päälle tulee kaikki muu kokousten ulkopuolinen työ.

Muutamien satasten kokouspalkkioilla ei ole taloyhtiön budjetissa mitään merkitystä, mutta halukkuutta hallituksen jäseneksi se lisää varmasti. Toki se asettaa myös vaatimuksia työlle. Tyypillisesti kokouspalkkiot ovat puheenjohtajalle 100–150 euroa kokoukselta ja hallituksen jäsenelle 60–80 euroa kokoukselta.

Aktiivisuutta yhtiökokouksiin

Yhtiökokous on taloyhtiön tärkein päättävä elin. Koska siellä valitaan myös käytännön asioita hoitava hallitus, on mahdollisimman laaja osanotto demokratian toteutumisen kannalta erittäin tärkeää. Lähemmäs 70 prosentin aktiivisuus olisikin suositeltavaa.

”Passiivisuus ei ole syy vaan seuraus.”

Hallitus ei ole onnistunut täysin tehtävässään, jos osanotto yhtiökokoukseen jää heikoksi. Selitykseksi ei riitä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua. Hallitus voisikin mitata omaa onnistumistaan yhtiökokouksen osallistujien määrällä.

Yhtiökokouksesta pitää siis saada osakkaiden silmissä tavalla tai toisella houkuttelevampi. Sitä kannattaa myydä ja markkinoida, niin hassulta kuin se voi kuulostaakin. Kokouksesta voi tehdä houkuttelevamman jo hieman kahvia ja pullaa juhlavammalla tarjoilulla – vaikka kuohuviinillä ja cocktailpaloilla. Myös esimerkiksi arpajaiset osallistujien kesken voivat lisätä mielenkiintoa saapua paikalle.

Uuden hallituksen valinta on erittäin tärkeää, ja siitä kannattaisikin tehdä suurempi asia kuin nykyisin usein on. Yksi vaihtoehto olisi järjestää ehdokkaiden kesken paneelikeskustelu, ja ennen kokousta ehdokkaiden pitäisi esitellä itsensä ja teemansa osakkaille. Silloin osakkaat pääsevät äänestämään myös asioista pelkkien henkilöiden sijaan.

Monilla yhtiökokous voi jäädä väliin osin kiireestä ja muistamattomuudesta johtuen. Tieto kokouksesta kannattaakin lähettää ajoissa, moneen kertaan ja monissa kanavissa, ja muistuttaa vielä kokouksen lähestyessä riittävän usein. Kokousten asialistat tulisi laatia hyvissä ajoin ja päätettävät asiat taustoittaa huolellisesti, ja osakkaille tulee antaa mahdollisuus esittää aiheitaan listalle ennen kokousta. Näin asialistasta voi tehdä myös kiinnostavan, ja osakas vähintäänkin tietää, mihin päätöksiin hän päättää olla vaikuttamatta.

Osallistumisen mielekkyyttä lisää, jos varsinainen kokous on hyvin organisoitu ja johdettu. Esityslistan tulee olla selvä ja aikataulutettu, jolloin se etenee sujuvasti. Kaikilla osallistujilla pitää tarjolla samat lähtötiedot päätettävistä asioista. Kokouksessa kannattaa varata myös riittävästi aikaa yleiselle keskustelulle, mutta senkin pitää olla johdettua.

Mitään kokouksessa noussutta aihetta ja asiaa ei saisi jättää silleen vain sen takia, ettei sitä ollut asialistalla, aika on vähissä tai puheenjohtaja ei halua kuulla asiasta enempää. Osakkaille on tärkeää tuntea tulevansa kuulluksi. Yksikin huono kokemus yhtiökokouksesta saa helposti jättämään seuraavat kerrat väliin. Jos jokin aihe tuntuu herättävän enemmänkin keskustelua, sille kannattaa järjestää uusi tilaisuus. Sen ei tarvitse välttämättä olla uusi kokous, vaan se voi olla myös jokin muu foorumi.

Osallistuminen helpoksi

Tällä hetkellä kokousten järjestäminen kasvotusten on hankalaa tai jopa mahdotonta. Sen ei pitäisi olla este, sillä tarjolla on lukuisia teknisiä vaihtoehtoja, joiden avulla voi osallistua etänä kokouksiin ja äänestämiseen. Etäkokoustyökalut mahdollistavat kokousten pitämisen lähes ajasta ja paikasta riippumatta. Näiden vaihtoehtojen tulisi olla myös käytettävissä – samoin esimerkiksi ennakkoäänestämisen. Äänestämisen keinovalikoimien rajoittaminen on lähinnä keino vähentää demokratiaa. Toki etäkokouksissa tulee ehdottomasti ottaa huomioon osakkaiden erilaiset tietotekniset valmiudet.

Yhtiökokouksen ei tarvitse, eikä se saisikaan olla, ainoa foorumi keskustelulle. Hallituksella on mandaatti tehdä päätöksiä toimivaltansa rajoissa, mutta vastuullisen hallituksen tulisi olla aktiivinen ja osallistaa osakkaita päätöksentekoon. Taloyhtiön hallituksen tehtävä on hoitaa kaikki lakisääteiset perustehtävät ja kantaa niistä vastuu.

Se on paljon helpompaa, jos tietää, mitä osakkaat haluavat. Monelle osakkaalle pienetkin asiat saattavat olla tärkeitä, ja vastuullisen hallituksen tulisi tietää asukkaiden ja osakkaiden tahtotila ja tarpeet. 

Osakkailta kannattaakin selvittää riittävän usein, miten he haluavat omaisuuttaan hoidettavan. Miten esimerkiksi asumisviihtyvyyttä voitaisiin lisätä ja millainen painoarvo sille lasketaan? Mitä he haluavat taloyhtiöltä ja mitä hallitus voisi tehdä toiveiden toteuttamiseksi?

Kaksisuuntaista kommunikointia

Taloyhtiön aktiivisuus voi tarkoittaa yksinkertaisimmillaan säännöllistä tiedottamista. Eräässä taloyhtiössä isännöitsijä lähettää peräti joka toinen viikko tiedotteen kaikista isännöinnin tekemistä toimenpiteistä ja taloyhtiön tapahtumista. Se pitää osakkaat väkisinkin kiinnostuneina talon asioista. Joku voi sanoa, että näin tiheä tiedottaminen on turhaa, mutta parempi paljon kuin liian vähän.

Tiedotteet voivat pitää sisällään esimerkiksi tiedot aikajakson tapahtumista, tehdyistä toimenpiteistä, huoltoyhtiön töistä ja statistiikkaa energian- ja vedenkulutuksesta. Tiedotteille pitää saada kattava jakelu eri kanavissa, kuten verkkosivut, sähköposti, Facebook-sivut, kirjeet ja ilmoitustaulut.

Mieluummin viestinnän tulisi kuitenkin olla molemminsuuntaista, eli osakkailla pitäisi olla helppo kanava viestiä myös hallitukselle. Niin tiedotteiden kuin viestikanavien tulisi olla nykyajan mukaisesti niin monikanavaista kuin suinkin, aina sähköisistä kanavista perinteisiin paperikirjeisiin ja palautelaatikkoon.

Parhaiten aktivoinnissa toimivat erilaiset kyselyt. Ne ovat myös ainoa keino saada selville, mitä mieltä taloyhtiön asukkaat ja osakkaat ovat taloyhtiön asioista, mitä he haluaisivat taloyhtiössä tehtävän ja miten he haluaisivat hallituksen toimivan. Vain näin vastuullinen hallitus on selvillä edustamansa taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden tahtotilasta ja tarpeista.

Ei voi luottaa vain siihen, että osakkaat tulevat kertomaan hallitukselle, vaan hallituksen on oltava itse aktiivinen toimija. Aktiivinen hallitus aktivoi myös asukkaita ja osakkaita.  Tiedon perusteella taloyhtiölle laaditaan strategia, joka vie osakkaiden ja asukkaiden tahtotilaa eteenpäin myös hallituksen kokouksissa. Asiantuntijana isännöinti voi tarvittaessa opastaa hallitusta aktiiviseen työskentelyyn ja ohjata kirjaamaan se osaksi taloyhtiön strategiaa.

Kyselyt voivat olla yleisluonteisia kerran vuodessa tai hieman harvemminkin tehtäviä asukaskyselyjä. Ne voivat olla myös yksilöiviä, tiettyyn aiheeseen liittyviä, jolloin saadaan tulkinnanvaraisten vastausten osuus on mahdollisimman vähäinen. Kyselyihin pitää myös saada riittävä määrä vastauksia. Jos esimerkiksi taloyhtiön pihan kehittämiseen liittyvään kyselyyn saadaan 100 huoneiston taloyhtiössä 20 vastausta, niin siitä ei voi päätellä paljoakaan.

Kyselyt menevät hukkaan, jos niihin ei saada vastauksia. Niinpä niihin pitää voida vastata myös sähköisesti ja kyselyistä pitäisi muistuttaa niin pitkään, että saataisiin vähintään noin 60 prosentin osallistumisaste. Kaikilla ei kuitenkaan ole tarvittavaa osaamista tai mahdollisuutta käyttää digilaitteita. Toteutuksessa onkin hyvä huomioida, että joillain osakkailla voi olla vaikeuksia käyttää palautteen antamiseen edes perinteistä paperilomaketta. Mikään ei estä myöskään tekemästä perinteistä ovelta ovelle -kyselyä.

Ohjeita kyselyyn

Kyselyn suunnitteluun ja laatimiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa ja tehdä se ryhmässä. Jo kyselyn rakenne ja ulkoasu vaikuttavat vastaamishalukkuuteen ja vastauksiin. Alussa tulisi olla lyhyt selostus, mistä ja miksi kysytään, sekä selkeä ohje vastaamiseen.

Tarkoin harkitut kysymykset lisäävät tulosten luotettavuutta, tulkittavuutta ja hyödynnettävyyttä. Kysymysten pitäisikin olla selkeitä ja ytimekkäitä, ja tarvittaessa niissä voi olla selventävä osuus. On suositeltavaa kysyä kerralla vain yhtä asiakokonaisuutta. Kyselyt kannattaa pitää tiiviinä ja helppoina vastata. Ne eivät saa olla liian pitkiä ja monimutkaisia. Jos kysymyksiä on liian paljon, vastaaja menettää mielenkiintonsa ja vastaukset saattavat muuttua satunnaisiksi. Jos kysely tehdään verkossa, se kannattaa ryhmitellä muutaman kysymyksen osioihin.

Kysely on hyvä aloittaa helpoilla kysymyksillä, ja täsmentävät kysymykset voi jättää kyselyn loppuun. Vastausten tulisi olla pääosin valintavaihtoehtoja, jolloin vältytään tulkinnalta. Kaikissa kysymyksissä olisi silti hyvä olla myös vaihtoehto vapaalle vastaukselle ja ainakin mahdollisuus oman vastauksen lyhyelle sanalliselle perustelulle. Avoimia kysymyksiä tulisi käyttää harkiten, mutta ne ovat kätevä tapa kerätä asukkailta myös sellaisia toiveita, jotka eivät ole ennestään kysymysten laatijoiden tiedossa.

Kysymykset eivät saisi olla johdattelevia. Vastausvaihtoehdoissa on oltava riittävästi vaihtoehtoja eri kannoille. Vastausvaihtoehtojen tulisi erottua toisistaan selvästi ja niiden pitäisi olla kattavia ja toisensa poissulkevia.

Kyselyt helposti

Kyselyitä on helppo toteuttaa verkkokyselyinä. Yksinkertaisimmin kyselyt syntyvät ilmaisella Google Forms -palvelulla. Jotkut taloyhtiön hallintaan suunnitellut palvelut sisältävät myös kyselytoiminnon etäkokouksineen ja äänestyksineen. Tällainen on esimerkiksi Viilu.

Asukaskyselyt.fi -palvelussa on kolme erilaista valmista ja asiantuntijoiden tekemään kyselyä: Vuosipalaute, huoneistojen viat ja puutteet sekä tulevaisuus ja strategia. Kyselyn käyttö on helppoa ja edullista ( 64 € / vuosi sisältäen rajattoman määrä kyselyitä). Palvelu muistuttaa vastaamisesta ja luo tuloksista valmiit ja selkeät raportit sekä vertailustatistiikkaa vastaaviin taloyhtiöihin. Tässäkin palvelussa digipalveluiden ulottumattomissa olevat tai ne vaikeiksi kokevat asukkaat tulee kontaktoida muulla tavalla.